学生会外联部细则.docVIP

. . 外联部 第一条 部门性质 学生会外联部是上海电力学院学生会重要的组成部分，是学校外联内引的一个窗口，是 联系社会与学校的重要部门。同时外联部是一个工作环境相对灵活的部门，活动空间包括增 进上海电力学院与其他院校的交流，对外的招商引资，校内活动以及学院对外的宣传。 第二条 部门职能 上海电力学院学生会外联部在主席团的领导下主要以拓宽院、校际交流工作为主题，以 增进校企合作关系为工作重点，旨在向外展示学校学生的真我风采，努力提高学生会在社会 上的知名度，为学生会各项活动筹集资金。外联部的宗旨是“一切为了同学，为了一切的同 学，为了同学的一切”。外联部担负着校学生会对外交流联络的工作，对学生会活动的顺利 进行起着不可或缺的作用。 第三条 部门结构 （一）外联部实行部长负责制，设有部长一名，其中部长职责为： 1、校际交流活动：加强与外校的联络与合作，组织校际交流活动。 2、院系交流：负责各院、系之间的联系往来工作，加强学术交流，促进了解，共同进步，形成良性互动。 3、商业赞助：与校外企业、公司合作，争取各种商业赞助，为学生会活动提供。 4、定期召开本部例会：会议主要是传达团委老师及主席团下达的新任务，部门内部即 将开展或进行中的活动的具体安排，进行人员调整，并对一周内的工作做一次小结。结合校 园实际讨论开展各类相关活动，部长定期向主席团汇报本部的工作并将重大事项交由主席团 审议决定。 5、负责统筹安排部门。 （二）外联部设有副部长两名，均负责协助部长完成日常事务，负责外联部职责范围内的各 项工作。 （三）外联部有干事 12 名，成员相互团结合作，有条不紊地开展工作，对本部工作提出建 议和意见，并监督本部各项工作的开展。 第四条 工作内容 （一）应邀出访外校 应邀出访外校工作是外联部主要工作，通过应邀出访外校，增强了我校对外校的了解， 取长补短，更好的完善自我，同时增进了我校与外校之间的交流与联系。 应邀出访外校标准作业流程： 确定出访院校时间及 内容前期准备工作 应邀出访工作 出访收尾工 作 1、前期准备工作 （1）接到外校邀请一律上报至外联部部长，要求确认出访内容、出访时间、出访院校、 出访人数。 （2）通知各干事询问其意向是否愿意随队出访。 （3）如若拒绝出访请求，由外联部部长下达拒邀指示给外联部指定人员，由指定人员联 络外校回绝邀请。如通过出访请求，告知外联部部长，由指定人员联络外校发送应邀回执的 邮件。 2、应邀出访工作 （1）由外联部部长确定出访院校、出访时间、出访地点、出访交通方式下达应邀指示给 外联部指定人员，由指定人员联络外校接受邀请并专项负责，带队出访。 （2）出访外校须带上贺函，在出发前打印出来。（见附件一：出访贺函模版） （3）出访时需要着装正式，尽量穿着有领子的衣服，头发整齐，注意着装，维护本校形 象。 （4）到达外校之前，实时告知外校接待人员自己所到的位置，在出发之前要通过短信或 电话与对方确定好时间、地点。在准备出发之时，发短信跟对方说明你现在出发，让对方做 好准备。下车前提前通知外校接待人员前来接送，以免发生苦等久等造成时间上的浪费。 （5）见到外校接待人员时，须保持微笑，言语体面，进行自我介绍并且双手递交名片， 进入会场前，递上贺函恭祝外校活动成功举办。 （6）出访过程中要善于与外校接待人员交流，忌紧张青涩不敢表达，以免造成冷场的现 象。做到“三个多”：多认识一些外校的人员，扩大自己外交面；多拍照，以用来撰写出访 小结；多询问外校活动举办的各个细节以作学习，例如外校活动赞助商问题。 （7）如因交通问题需要早退，需向外校接待人员解释，并表达歉意。 （8）结束访问时，应与外校人员合照留念，并且表示“外校本次活动办得很精彩”，“自 己今天过得很开心”等。 （9）在回程（已经离开外校的管辖区域时），发条感激的短信，并捎带上你自己对他们 活动的称赞和对他们接待的感谢：XXX，您好，我是上海电力学院外联部的 XXX。今天的活 动让我们非常难忘，非常感激贵校的接待。并祝贵校活动完满成功。并在到达自己学校时候 发条短信给外校报平安。 （具体出访礼仪小知识请见附件二：上海电力学院外联部礼仪小知识） 3、出访收尾工作 （1）每一位随行出访人员都需要撰写出访小结并上交至指定的一名外联部干事审核。 ps:（ 出访小结即出访过程中的感悟，出访过程中所发现的外校的优缺点，学习外校好的地方，避 免外校接待过程中的失误，并从中反思自己出访过程中的不足） （2）出访过程中产生的交通费用需将产生费用的有效发票全部交至外联部财务管理人员。 由财务管理人员审定后，进行报销程序。 （二）接待外校来访 接待外校来访工作也是外联部的日常工作内容，邀请外校同学来我校参观，接待外校同 学，交流经验，促进双方共同发展。 接待外校来访标准作业流程