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第一节 物料编码的意义
物料编码是以简短的文字、符号或数字、号码来代表物料、品名、规格或类别及其它有关事项的一种管理工具。在物料极为单纯、物料种类极少的工厂或许有没有物料编码都无关紧要,但在物料多到数百种或数千、数万种以上的工厂,物料编码就显得格外重要了。此时,物料的领发、验收,请购、跟催、盘点、储存等工作极为频紧,而借着物料编码,使各部门提高效率,各种物料资料传递迅速、意见沟通更加容易。物料编码之功能如下:
???????? 增强物料资料的正确性
物料的领发、验收、请购、跟催、盘点、储存、记录等一切物料之活动均有物料编码可以查核,因此物料数据更加正确。至于一物多名,一名多物或物名错乱之现象不致于发生。
???????? 提高物料管理的工作效率
物料既有系统的排列,以物料编码代替文字的记述,物料管理简便省事,效率因此提高。
???????? 利于电脑的管理
物料管理在物料编码推行彻底之后,方能进一步利用电脑作更有效的处理,以达到物料管理之效果。
???????? 降低物料库存、降低成本
物料编码利于物料库存量的控制,同时利于呆料的防止,并提高物料管理工作的效率,因此可减轻资金的积压,降低成本。
???????? 防止物料舞弊事件之发生
物料一经编码后,物料记录正确而迅速,物料储存井然有序,可以减少舞弊事件之发生。
???????? 便于物料之领用
库存物料均有正确的统一的名称及规格予以编码。对用料部门的领用以及物料仓库的发料都十分方便。
???????? 便于压缩物料的品种、规格
对物料进行编码时,可以对某些性能相近或者相同的物料进行统一、合并和简化,压缩物料的品种、规格。
第二节 物料编码的原则
物料编码必须合乎物料编码的原则,合理的物料编码,必须具备下列基本原则:
1.简单性 2.分类展开性??? 3.完整性?????4.单一性 5.一贯性
????6.可伸缩性??7.组织性????? 8.适应电脑管理??9.充足性??10. 易记性
一、简单性
编码的目的在于将物料化繁为简,便于物料的管理,如果编码过于繁杂,则违反了编码之目的。因切此物料编码在应用文字元号或数字上应力求简单明了,这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续,并可减少其中的错误机会。
物料相当单纯时,只要将物料简单分类为几项即可,物料分类项目多了,就显得很不方便。若物料相当复杂时,就要将大分类再加以细分 ,这种分类展开也称为多级分类。
二、分类展开性
物料复杂,物料编码大分类后还要加以细分,如果采用阿拉伯数字十进制,则每段最多只能由十个细分的项目,如果采用英文字母,则每段有26个细分项目,然而细分项目太多,就难于查找,而细分项目太少,则分类展开太慢,分类细分项目通常以五至九个较佳。例如采用阿拉伯数字十进制,有十八个项目时,其分类展开可以利用下列方法。
需要分类的
项目
第一种分类方法
第二类分类方法
第三类分类方法
1
1
11
0
01
01
2
12
02
02
3
13
03
03
4
14
1
1
04
5
15
2
21
05
6
16
22
06
7
2
21
23
07
8
22
3
3
08
9
23
4
41
09
10
24
42
10
11
25
43
11
12
26
5
5
12
13
3
31
6
61
13
14
32
62
14
15
33
63
15
16
34
7
7
16
17
35
8
8
17
18
36
9
9
18
(表一)
三、完整性
在物料编码时,所有的物料都应有物料编码可归,这样物料编码才能完整。若有些物料找不到赋予之物料编码,则很显然物料编码缺乏完整性。
新产品新物料的产生容易破坏物料编码的完整性。因此每当有新物料产生,即应赋予新的物料编码,并规定新的物料没有编码,采购部门不得从事采购,即使没物料编码的新物料采购进来了,仓库部门或会计部门发现物料订购单缺少物料编码,即应请采购部门补填物料编码,否则不予入库、不予付款。这样才能确保物料编码的完整性。
四、单一性
物料编码的单一性是指一个物料编码只能代表一种物料,同一种物料只能找到一个物料编码,而绝无一个物料有数个物料编码,或一个物料编码有数项物料,一般地,只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码,举例,如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成,不更换加工单位,即冲压成型后立即进行钻孔,紧接着进行喷漆,中间没有入库、出库处理,则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成,其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库,则在库存管理中为了区分该物料的三种状态,必须取不同的物料编码。例:3
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