贵州省制药行业档案管理规范.docVIP

PAGE PAGE 26 贵州省制药行业档案管理规范 （试行） 1.引言 1.1为了加强全省制药行业档案工作的业务建设，逐步实现制药企业档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为企业生产、经营、管理、发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》等有关规定，制定本规范。 1.2 本规范适用全省各制药企业的档案工作。 2. 制药企业档案工作的基本任务 2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。 2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。 2.3 指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。 2.4 组织企业档案人员业务培训。 3. 档案工作体制 3.1 企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。 3.2 企业根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。 4.制药企业档案管理制度 4.1文件材料归档制度，主要包括归档范围、归档时间、归档要求和移交手续。 4.2 档案整理制度，主要包括档案分类方案、档案整理标准、案卷排列方法、档号编制方案。 4.3档案保管制度，主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。 4.4档案利用制度，主要包括利用范围、方式、要求、批准手续。 4.5档案保密制度，主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。 4.6 档案鉴定销毁制度，主要包括鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。 5.文件材料的归档 5.1归档范围：在企业管理、经营、生产、科研、基建等活动中直接形成的具有保存价值的各种门类、各种载体的文件材料均应列入归档范围。(参见附录A)。 5.2 归档时间 5.2.1企业在党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料在次年六月底以前归档。 5.2.2产品生产或业务开发、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。 5.2.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后三个月内归档。 5.2.4会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一段时间后向档案部门移交，保管时间由企业自行规定。 5.2.5电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。 5.2.6磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 5.3 归档要求 5.3.1归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统，其制成材料应有益于长久保存。 5.3.2 归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的文件材料归档。 5.3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 5.3.4 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 5.3.5 两个以上单位合作完成的项目，在无合同、协议要求情形下，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。 5.4 移交手续 5.4.1 文件材料归档时，由承办部门填写《归档材料移交清册》（一式二份）。(格式见附录B) 5.4.2 承办部门与档案部门根据《归档材料移交清册》进行清点，确认无缺后，双方在《归档材料移交清册》上签字确认。 5.4.3 《归档材料移交清册》由承办部门和档案部门各存一份备查。 6. 档案的整理 6.1 档案的分类 6.1.1 档案分类方案 6.1.1.1 企业应以本企业全部档案为对象，依据企业管理职能和档案形成特点，参照《贵州省制药企业档案分类方案（参照方案）》(附录C)，制定企业统一的分类方案。 6.1.1.2 分类方案应保持相对稳定性和可扩充性，同时附分类说明。分类层次不宜过多，一般为三级。 6.1.1.3根据分类方案设定类别符号。可采用汉字或阿拉伯数字或英文字母或拼音字母或其中两种混合方法设定类别代号。 6.1.2 在企业归档范围内的文件按照企业制定的档案分类方案进行分类整理。 6.2 文书档案的整理（按《归档文件整理规则》整理） 6.2.1文书档案整理原则: 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 6.2.2 归档文件的装订:归档文件应按件(归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。来文与复文可为一件。)装订。装