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体系文件编写要求 一、管理手册的编写 二、程序文件的编写 程序文件的编写 4．1 环境管理程序文件的作用、内容和格式 4．1．1 环境管理程序文件的功能和作用 1 程序和程序文件的内涵 程序是为进行某项活动所规定的途径，形成文件的程序我们称其为“书面程序”或“文件化程序”。编写环境管理程序就是将组织生产经营过程中重复出现的与环境管理有关的业务活动的客观要求规定为标准或规范的工作方法。程序文件是手册的支持性文件，它使环境管理活动程序化、文件化、规范化，使各项活动处于良好的受控状态，从而避免了由于缺乏文件指导而出现的经验主义和偶尔得失。 程序文件包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，它既可以针对环境管理体系的一个要素，也可以针对要素中的一个部分，或是对几个要素相互关联的一组活动进行阐述。程序文件的侧重点在于规范要素或活动的职能和控制要点，一般不涉及纯技术细节。在编写程序文件时，通常包括该项活动的目的和范围、做什么、由谁来做、以及何时、何地、如何做，以及使用何种材料、设备和文件，如何进行记录等，即遵循所谓的“5W”和“1H”的原则，其最终的目的是作为组织实施环境管理的准则，减少或防止各项活动所造成的或可能造成的环境影响，确保组织环境方针和目标的实现。 2 程序文件的作用 程序文件是环境管理体系文件的重要组成部分，其功能和作用概括如下： l???????? 程序文件是对手册的进一步细化和展开。环境管理手册是体系的纲领性文件，其规定的内容和要求往往比较原则和概括，是对环境管理体系概貌和轮廓的宏观描述，一般操作性不强。而程序文件则是将手册中不便详述的对活动和过程的要求，作出详细规定，使其更具可操作性。 l???????? 程序文件的有效实施能够充分体现组织环境管理体系的强大功能，直接影响到组织环境行为的最终改善，因而程序文件的数量、内容、格式和详略程度一般都由组织根据实际情况自行决定，应充分考虑组织任务的复杂性、执行活动的人员的水平、能力、技术和培训情况，应以确保环境因素和各项环境管理活动准确而有效的受控为宜。 l???????? 程序文件是组织内部科学的管理制度，是各级各类人员必须遵照执行的法规性文件；同时，它也是组织对其员工进行岗位培训和业务考核的基本内容和指导、检查、改进相关业务工作的重要依据，另外还是第三方认证机构实施外部审核的依据之一。 4．1．2 环境管理程序文件的内容及格式要求 组织编制环境管理程序文件时，由于其每一项活动或要素的性质、内容和控制要点各不相同，因而程序的内容也不尽相同。在格式要求方面，应力求采用相同的格式编制每一个文件化的程序，这样便于使用者熟悉体系每项要求的固定格式，也体现了体系的完整性和规范性。通常，程序文件的内容包括以下项目：