秘书具备的素质与能力.doc

现代秘书具备的素质和能力 在我国，秘书一词虽然产生较晚，但是秘书性质的工作，则是早就存在的。例如夏商周时期，史官是主要的秘书官员，他们为国君记录言行、起草和保管文件，甚至还要了解民情等。在现代的单位、企业中，秘书是办公室中一个重要的角色，既服务领导，也服务基层。随着社会经济和科学技术的发展，现代社会中存在的问题越来越复杂，因此对秘书的素质与能力提出了更高的要求。与传统的“秘书”相比，现代社会要求秘书更是“全才”，不仅要有广博的知识、良好的思想修养和职业道德、心理素质，还要跟得上时代的步伐，例如观念、技术等。 现代秘书的素质要求 文化素质 现代秘书要具有渊博的知识，不仅要专业，也要“全才”。秘书要对秘书学、写作学、文书学、档案学、逻辑学、速记、英语、礼仪等一些基础知识要熟知。 例如写作学。秘书经常承担记录和起草文稿的工作，有一定的文字功底是对秘书的基本要求。在记录工作时，对电话记录、会议记录、来访记录等要认真记录，不可马虎。在起草文稿时，秘书要做到善于收集最新材料，才能帮助领导做出一份最准确的文稿，而且有时候秘书也可为领导提供建议，完善文稿。 例如英语。随着经济的发展，国内外的交流日益密切，秘书在来电洽谈、来人来函等接待方面，都需要使用国际通用的英语。因此，现代秘书在英语方面，不仅要会简单的对话，还需要熟练的翻译、写作等，才能适应工作需要。除了英语，在对外企业中，秘书掌握日语、德语、法语等语言，也能为日常对外工作带来便捷。 除了这些秘书基础知识外，秘书要重视时代潮流对企业、对社会的影响。秘书要时时学习市场经济知识，充实自己的知识，不断更新观念，掌握国际市场的动向，运用到自己的工作领域中，以适应快速发展的社会形势。 （二）心理素质 秘书要有良好的思想修养和职业道德。中华民族历来重视人的品德。因此，秘书要具有高度的责任感和良好的品质。在工作中，要时刻保持良好的心态，不被私人情绪困扰，做到客观、公正，还要有较强的事业心，懂得积极进取，为自己所工作的企业、单位更大的利益。而且在变化的环境中，秘书依然能保持良好的心态，尽快适应环境，展现出自己专业的一面。 （三）身体素质 现代社会中，工作的步伐越来越快。作为秘书，要承担比普通员工更繁重、更琐碎的事务，往往要不分昼夜地去完成工作。因此，现代秘书经常处于高度紧张状态，对于身体健康是不利。所以秘书工作者必须加强身体锻炼，还要有积极乐观的精神状态。 现代秘书的能力要求 （一）具备实用技术操作能力 随着现代化办公的普及，计算机的使用已广泛地进入单位、企业等，熟练掌握和使用计算机成为现代秘书的基本技能。许多日常的工作事务，例如打印、接发邮件、查询网上信息等都要靠计算机完成。因此，这就要求现代秘书能熟练应用各种电子工具，以便提高处理信息的能力。 （二）具备良好的人际交往能力 秘书的工作是服务领导，也是服务基层，相当于是一个沟通的桥梁，因此在平常的工作中时时刻刻都要与人打交道。在平时的人际交往中，秘书要善于与人沟通，提高自己的说话能力和办事能力。说话时要礼貌、口齿清楚、意思表达准确，同时适当运用一些说话技巧，例如幽默风趣等，使自己的话既有说服力，又让人觉得你亲切，这样办事效率就能大大提高。 （三）具备创新能力 在企业中，创新是其生存和发展的关键。现代秘书不仅要为领导处理事务性的工作，还必须时刻保持创新的精神状态，在传统办公模式中努力出新意，例如使繁琐的办公程序简便化，提高企业的办事效率等。 现代秘书担负的任务越来越重，社会发展对其的要求越来越高，这无疑是对现代的秘书一大考验。惟有不断提高自己的素质和能力，秘书才能适应这竞争激烈、步伐快速的社会中，才能胜任秘书这一岗位。