物资集中采购供应管理办法.doc

PAGE PAGE 1 物资集中采购供应管理办法 为贯彻落实集团公司“集中、集约”的管理要求，充分发挥集中采购优势，建立公开、阳光、透明操作的采购机制，有效降低公司采购成本，提高项目盈利能力，加强公司综合管理能力，扩大公司经营业务范围，特制订本办法。 一、总则 （一）集中采购供应的概念：集中采购是指公司设立物资采购部在特定的区域，对某一类或某几种物资实行统一招标、集中采购，按需用计划结合市场条件，实行市场价格供应的采购供应方式。 1、集中采供物资的确定原则 ⑴区域集中度较高的物资； ⑵采购金额较大的物资； ⑶市场资源较丰富的物资； ⑷市场敏感度较高的物资； 2、集中采供物资的确定方式 物资采购部根据以上确定原则及资源、渠道建设的具体情况，在报经公司领导审批同意的前提下结合市场、资金等条件确定集中采供物资品种及范围。 3、集中采购物资的采购方式 ⑴公开招标 公司物资采购部与物资生产厂家建立直供用户或战略合作伙伴或代理商关系，实施采购时根据各生产厂家资源情况、价格情况作综合评定或直接向生产厂家发出招标邀请，针对工程项目或某一特定区域范围所需物资实行公开招标采购，从而保证资源落实及价格的相对优势。采购合同经招标参与部门及公司主管领导评审同意后签订实施。 ⑵议标 针对特定区域的较特殊物资，物资采购部会同经营管理部、计划财务部等部门从生产厂家中选择并通过谈判的方式确定供方和价格。 ⑶市场批发 公司物资采购部利用物资批发市场资源进行批量采购。 （二）集中采购的职责分工 1、公司物资采购部是集中采购的实施部门。 2、公司计财部是集中采购物资对内资金支付的监督部门，资金中心负责配合扣款，由物资部每月向财务部提供内部未履行合同情况表，由财务部向资金中心出具内部银行扣款通知，资金中心负责按内部供料协议扣回相应资金，以保证物资采购部的正常运转； 3、公司经营管理部是物资采购部对外采购的监督、评审归口管理部门，负责监控物资采购部的采购行为并组织评审对外签订的采购合同； 4、各二级公司为项目用料的管理单位，应设立集中采购物资的专（兼）职管理人员，负责项目部与物资采购部的工作衔接：签订内部供料协议，采供物资结算、资金支付等。 5、直属项目部或二级公司项目部为集中采购物资使用单位，负责集中采供物资的提货、验收、卸车、使用、结算、保管。 二、工作流程 （一）供料协议 各用料单位根据在建工程状况、所需物资的规格、数量、合同条件、对物资厂商要求、供料周期、市场价格水平、资金支付条件等因素向物资采购部提出供料申请，双方根据资源情况、市场价格水平、资金支付条件签订内部供料协议。 （二）计划 已签订内部供料协议的单位，应提前二十五日向物资采购部报出物资采购计划。计划要求准确，计划的执行至少应留有十个工作日的供料期（特殊需订货物资以厂家交货期为准）；月度采购计划原则上每月不超过三次（含补充计划），以便物资采购部做好提前备料准备，以免工期延误。 物资需求计划必须能准确反映物资的属性：材料名称、规格、型号、材质、标准、其它要求（包括包装、定尺等）及数量、需用时间，计划须经工程项目部经理签字审核并经需料单位加盖公章确认。 （三）采购供应 物资采购部接到物资需求计划后三个工作日内落实计划资源、价格，七个工作日内组织价格评审、合同评审、合同签订，十个工作日内组织供货。 （四）验收结算 集中采购物资出库时由物资使用单位派人验收质量、数量，验收无误后由材料使用单位经办人员在供料单上签字确认、项目经理审核后作为对内、对外结算依据。用料单位在收到所供物资七个工作日内与物资采购部办理内部结算，每月二十五日前双方人员核对当月采供数量、金额，月末财务根据供料协议及供料结算单转账、核算、资金拨付。 三、监管、仲裁机制 （一）物资采购部应自觉接受公司经营管理部、计划财务部、审计部、监察部和主管领导对采购行为的监督，应定期向以上部门和领导通报采购价格和供货厂家情况； （二）物资采购部与用料单位发生经济争议、纠纷、双方协商不成时由公司仲裁委员会进行仲裁解决。