预付帐款采购管理规定.doc

鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统分册――货款结算子册 制度名称 预付帐款采购管理规定 文件编号 鹏润—财－货款结算002 PAGE 生效日期 2004年4月1日 页次 PAGE 2/2 附件数 1 个 鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统分册――货款结算子册 预付帐款采购管理规定 预付帐款采购管理规定 归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统分册 文件编号：鹏润－财－货款结算002 撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心 版 本：第一版 生效日期：2004年4月1日 机密等级：□ 机密 ■一般 合计页数：4页 正文页数：2页 附件个数：1个 制度正文目录： 目 录 页次 1、目的 1 2、范围 1 3、名词解释 1 4、职责 1 5、作业内容 1 6、注意事项 2 7、附件 2 总裁审批 管理研究室审核 撰写人 1. 目的：加强预付账款的使用并得到及时、准确的反映，减少供货商对公司资金的占压，使公司资金得到合理运用，特制定本规定。 2. 范围： 2.1适用范围：本规定适用国美电器总部财务中心、采销中心、各分部财务及采销部门。 2.2发布范围：鹏润投资（国美电器）财务中心、采购中心、各分部。 3．名词解释： 预付帐款：预付帐款是公司按照购货合同或者劳务合同规定，预先支付给供货方或者劳务方的帐款。在会计核算上一律通过“应付帐款”借方进行核算。 4．职责： 无 5. 作业内容： 5.1预付账款采购的使用范围 合同中明确约定以“先款后货”方式结算的：此规定对特价机、及其他特殊机型的付款同样有效。特价机采购协议中约定了“先款后货”方式进行结算的，可按协议约定支付货款；特价机协议中未约定付款方式的，必须按主合同约定的结算方式进行结算； 大的订单，为得到额外折扣且额外折扣不低于3%的：此类付款为公司授权权限所规定的特殊付款，实际执行时必须按照公司规定的授权权限报相关领导审批后支付； 合同中规定超额度进货须先款后货的； 除以上三种情况外，一律不得以预付账款支付货款。 5.2预付账款进货入库期限的规定 以预付账款在同城内购进的商品，采购人员必须保证自款项付出之日起3天内（含休息日）收到货物并办理入库； 预付款从异地购进的商品，采购人员必须保证自款项付出之日起7天内（含休息日）收到货物并办理入库。 5.3对预付账款购进货物的跟踪与监督：为加强对预付账款购进货物的监控与管理，现要求各分部填报“国美电器（ ）分部应付账款借方余额明细周报表”（附件7.1）。 5.3.1周报的编报安排：本表由各分部财务部结算人员按表中所列项目如实编报，使各管理部门能切实考核各分部采购人员对预付款的使用和监管情况； 5.3.2周报的编报内容：本表按供应商名称及商品类别来进行编写，同一供应商有多笔预付账款尾款未清时，按货款付出的先后顺序逐笔填列支付金额、应付账款借方余额及其付款日期等相关内容； 5.3.3周报的编报注意事项：在周报的编报过程中，相关数据余额与账务系统必须保持绝对一致，对已到货未入库的商品不得予以扣除； 5.3.4报表上报的签批与上报时间：各分部在每周二结算完毕后统计编制上报该表，制表人完成此表后，由分部结算主管、财务经理审核签批。在每周三AM11:00前上报分部采购部经理、总经理，并同时以电子邮件和传真（必须以两种方式）上报总部财务中心资金管理部。总部财务中心资金管理部在收到各分部周报后，须将相关报表整理汇总报送总部各相关管理部门； 5.3.5报表上报责任及处理责任：该表的准确性与真实性由各分部财务部保证，各分部不论报表日预付账款有无余额，均应在固定时间报送此表。报表中预付账款余额由采购员跟踪处理，各分部财务部有敦促的责任，对超出规定期限仍未收到货物入库的，财务人员必须在报表相关栏中进行标示。 5.4预付账款采购的管理规定 5.4.1“严禁一次付款，分次进货”：各分部采购人员对市场需求与销售要尽可能作出准确的判断，力求做到按需采购，使以预付账款购进的货物尽可能一次验收入库，预付账款购进商品验收入库后，因购进商品数量或价格造成的预付款总额与到货总额的差异不得大于1万元； 5.4.2预付账款的支付必须严格按照授权权限进行审批，不得违反； 5.4.3采购人员在进行新的预付账款申请时，必须保证前期预付账款已无余额或有余 额的必须在本次货款支付中予以协调处理，抵扣本次货款或购进其他商品。对以预付账款结算的供应商，必须严格遵守“上款不清，下款不付”的规定。 6.注意事项： 无 7.附件： 7.1国美电器（ ）分部应付账款借方余额明细周报表