沈阳理工大学科学技术研究档案实施细则.doc

PAGE PAGE 2 沈 阳 理 工 大 学 文 件 沈理工校〔2013〕6号 签发人：刘军 关于印发《沈阳理工大学科学技术研究档案管理实施细则》的通知 各处级单位： 为加强学校科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理工作，充分发挥科研档案在学校发展和国民经济建设、国防建设中的作用，学校制定了《沈阳理工大学科学技术研究档案管理实施细则》，经校长办公会讨论通过，现予以印发，请遵照执行。 附件：1.沈阳理工大学科学研究类档案归档范围和保管期限表 2.科研综合类档案移交目录（填报单位：科技处） 3.科研项目（课题）类档案移交目录（填报单位：科研项目课题组） 二〇一三年二月二十七日 沈阳理工大学科学技术研究档案管理实施细则 总 则 第一条 按照国档发[1987]6号文件精神,为加强学校科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理工作，充分发挥科研档案在学校发展和国民经济建设、国防建设中的作用，特制定本细则。 第二条 科研档案是指凡是学校在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。 第三条 科研档案是真实的历史记录和宝贵财富，必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，便于开发利用。科研档案应按规定移交档案馆集中保管，任何单位和个人不得擅自留存或销毁。 第四条 科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，实行“三纳入”和“四同步”管理。 “三纳入”即纳入学校科研计划和规划；纳入科研管理的各项规章制度；纳入有关人员（包括科研、科研管理、兼职科研档案管理等人员）的职责范围，与计划管理、课题管理、成果管理工作紧密结合，作为考核科研工作质量和管理水平的依据之一。 “四同步”即下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成积累情况同步；评审、鉴定、验收科研成果与审查、鉴定、验收科研档案材料同步；科研成果上报登记、申请奖励等与科研档案归档同步。 相关机构及其职责 第五条 学校档案馆、科技处和各科研课题组共同构成学校科研档案工作系统，互相配合完成学校科研档案工作任务。 第六条 档案馆是学校科研档案工作的职能管理部门，根据学校科研工作的实际情况制定学校科研档案管理的规章制度；随时了解、督促、检查、指导有关课题组和科研档案兼职人员做好科研档案的形成、积累与立卷归档工作；有效保管和提供利用科研档案。 第七条 科技处作为学校科技工作的归口管理部门，要把科研档案工作列为科研管理工作的重要组成部分。科技处明确一名处级领导分管科技处的科研档案工作，设置2-3名兼职档案员，负责科研综合类文件材料的收集、积累、立卷与归档工作。在各类课题项目立项时，向课题组提出归档要求，下发、登记有关科研项目归档须知等材料（档案馆提供）；在课题验收、鉴定、结题等阶段，课题组将科研项目（课题）类档案材料送档案馆进行审查，审查合格后，科技处、档案馆分别在“结题证明”上签字、盖章后，财务处予以办理结题清户等相关手续。对已获得奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，档案馆有权建议延迟或撤消该项成果的申报与奖励。 第八条 各科研课题组是科研项目的主要承担单位，课题组负责人负责课题组科研档案工作，协助档案馆、科技处作好科研项目（课题）类档案管理的协调工作；确定一名兼职档案员，督促本课题组作好有关的档案工作，并负责本课题组科研档案材料的立卷归档工作。各课题组未按照相关要求完成归档工作,学校有权取消项目负责人继续承担其他科研项目的资格。 科研材料的形成积累与整理 第九条 科技处和各科研课题组，按各自的职责范围，分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关文件材料。 科技处负责科研综合类文件材料的形成积累与整理。各科研课题组按照科研工作程序收集整理形成的相关科研文件材料，分为科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面不同载体的文件材料；与其他单位协作完成的课题，只收集作为主持单位完成部分的一整套文件材料及鉴定验收材料。详见附件1。 第十条 各科研课题组根据工作的需要按照归档的要求随时形成和积累各种载体和形式的文件材料，确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。随时接受档案馆和科技处对文件材料形成质量和积累情况的监督检查，在课题准备验收、鉴定、结题或交付之前，兼职档案员要将已经积累的科研项目（课题）类档案材料移交档案馆有关人员审查，审查合格后，科技处、档案馆分别在“结题证明”签字盖章后，到财务处办理清户等相关手续。 第十一条 科研档案形成整理要求 1.科研文件材料原则上是原件（定稿），必须字迹工整、格式统一，图样清晰，签字手续完备。 2.文件材料的载体和记录材料应符合耐久性要求，不能使用热