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考勤数据处理 1、初步处理 考勤机导出来的数据不一定能够直接使用，可能是文本模式，可能是锁定模式，建议将所有 数据复制粘贴在新的EXCEL 表格中（图1）。选中C 列，数据-分列，出现以下对话框，如果 有两列数据或者多列数据可以使用“固定宽度”，分隔数据。得出结果（图2）. 图2 图1 2、使用数据透视表 图二中同一天可能会存在多个考勤数据，使用数据透视表能解决诸多问题。选择“插入-数 据透视表-选择数据源”，选定透视表的行与列，一般将“姓名”、“考勤号”及“日期”作为 行，将“签到时间”作为列，同时区分出“签到”和“签退”。 图3 “签到”和“签退”使用“最小值”和“最大值”，并将时间格式设定为“时间”。得出以下 表格（图6） 选中透视表，工具栏出现“分析”及“设计”两栏，选择“设计”，自行调整表格，个人觉 得如果功能不熟悉，可以逐个尝试，直至达到自己想要的效果 3、数据再处理 我们发现当使用透视表的“最大值”和“最小值”功能时，如果一天只有一次考勤时 间，则这个时间为最大或者最小，我们需要将这个数据处理。将透视表的数据复制粘贴，可 以选择“选择性粘贴-保留值和数字格式”，并对数据进行二次处理， 公式为“=IF(O212/24,O2, “”)”, 表示的是如果O2 单元格的时间小于12 点，则签到时间为O2，反之则没有数据，当 然每个公司对于出勤的时间处理都有规定，比如什么时间开始算作迟到，什么时间算作旷 工，这个根据实际情况来判断。这些处理结束后，复制Q 列和R 列的数值，依旧只保留值 和数字格式。这会的考勤数据已经能进行迟到早退等的处理。 “迟到”和 “早退”使用IF 条件，这里的迟到时间=7:30，早退时间=17:00。 关于24 小时的表达法，如果是7 点15分，保留整数位，分钟除以60 作为小数位，即7.25/24。 迟到=IF(O27.5/24，1，“”) 早退=IF(AND(P20，P217/24),1，“”)，如果仅使用“P217/24”这个条件，无考勤 数据也符合这种条件，因此多加一条。 出勤次数=COUNTIFS(O2：P2,””) 4、数据横置 如果是少数的数据，在粘贴中有一项“转置”工具，但是我们处理的考勤数据往往有 几十个甚至上百个，使用手动转置过于麻烦，我求助了万能的QQ 群，得到一个公式： =SUMIFS($D$2:$D$15,$B$2:$B$15,$B20,$C$2:$C$15,E$19)，我的理解是：我们需要李 四 （B20）在1 月1 号 （E19）的签到时间(D2：D15)，加”$”绝对引用，这种引用可以保 证下拉或者右拉的时，引用区域保持不变。 其中E2 无数据，引用这个公式会出现“00:00”，处理数据时可以使用“查找-替换 “，将数据清空。 有时我们只需统计迟到、早退等次数，使用公式： =COUNTIFS($B$2:$B$15,$B34,$F2:$F15,) ”代表非空单元格，如果需要更详细的，可以输入你所需要查找的内容。 5、数据美化 最后一步，将你所需的数据复制粘贴，记得保留 “值和数字格式”。