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第一章 档案的管理 一、基本概念 （一）档案的概念 1 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。 也可简便表述为： 档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。 2 档案的形式： 档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。 从 档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。 表达方式基本有三种：文字、图像、声音； 从类型上说，有文书 档案、科技 档案、专门 档案。 （二）全宗概念及含义 1 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的 档案有机整体。 全宗解放初称为“芬特”。1955年改为全宗。 具备下列条件者应当成为立档单位，它所形成的档案应当构成全宗： 其一，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文； 其二，设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； 其三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 2 全宗的含义 1〉全宗是一个有机整体 　同一全宗的 档案不能分散，不同全宗的 档案不能混淆。 2〉全宗是在一定历史活动中形成的 全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。 3〉全宗是以一定的社会单位为基础而构成的 全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为 档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。 3 为什么要按全宗整理 档案？ 1〉这种方法符合 档案的形成规律和特点。 同一个全宗的 档案不能任意分散，不同国家的 档案不能随意混杂，应科学理解文件的历史联系。 档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。此方法还便于保管利用。 2〉全宗是组成国家全部 档案的基本单位。 一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。 在我国，全部国家所有的 档案为国家 档案全宗，这是由许多小全宗组成。另外，全宗也是 档案馆的统计单位。 3〉全宗为 档案提供利用，奠定了科学基础。 如果全宗划分准确，全宗 档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。 举例诠释全宗、案卷、文件之间的关系 （三）全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。 如：* *地区政法系统全宗群 　　解放战争时期党政机关全宗群 （四）案卷是档案基本的个体保管单位，是由若干个互有联系的文件构成的组合体。例如：人事档案一般都是以人为单位立卷，一个人的全部人事档案就构成一个案卷；会计档案中的帐薄本身就构成一个案卷。 （五）全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。 通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内 档案数量和状况的检查登记和报告， 档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、 档案利用的重要登记等。 全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。当全宗转交给另一 档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也随同全宗移交。 （六）档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。类型包括：通用 档案保管期限表；专门 档案保管期限表；同系统机关 档案保管期限表；同类型机关 档案保管期限表；机关 档案保管期限表 如：文书档案保管期限一般定为永久、长期和短期三种。其中短期为15年以下，长期为16年-50年左右，永久为50年以上。 人民法院的诉讼 档案分为永久、长期（60年）、短期（30年），刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五（证物有些是 档案，有些则不是）；案件的结案时间是从终审判决结案后的第二年算起； 档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取出一份，按年度审判级别整理立卷、永久保管。 会计 档案的保管期限分为两种： 定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久 其保管时间是从会计年度结束后的第一天算起，会计 档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书 档案一致的 （七）档号 （八） 档案代理卡，为了便于库房管理员掌握档案的流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在 档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。 二 档案管理工作的基本内容 反馈 反馈 调整 编研 提供利用 检索 鉴定 统计登记 文书或 档案室案室工作会ieduan 保管 整理 收集 图1档案管理的工作内容 （一）收集是档案管理的实际起点。其基本任务是将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案（或复制品），按照国家的有关规定，通过例行的