电话复印打印传真信函管理制度.docVIP

江西福泽公司 电话复印打印传真 信函管理制度 文件编号 版 次 页 次 分页编号： 发行日期 1．目的：为使公司电话方便与外界沟通、方便开展业务。 2．适用范围：公司员工 3．管理规定： 3．1员工打电话，用语应尽量简洁、明确、扼要，不得在电话中聊天。 3．2工作时间，不得打私人电话。 3．3员工接外线电话转其它电话时，一般电话铃声响五次无人接听，即挂听，即挂线。 3．4总台行政秘书接听外线电话的标准用语为：“您好，××公司”当对方告知找谁或 其它事由时说“请稍候”，转至主办人员。如遇占线，说“电话占线，请稍后再 打”。接听内线电话的用语为：“您好，总台”其他内容视情况回答，总的要求是规 范、简洁、礼貌。 3．5长途电话使用须知： 3．5．1工作范围内的公务洽谈。 3．5．2通话时间应该自我控制。 3．5．3注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。 3．5．4使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。 3. 5. 5 严禁用传真机拨打长途电话。 3. 5. 6 拨打长途电话须加“17909”，具体操作为“9 + 17909+区号+电话号” 3. 5. 7 拨打长途电话前须先到综合管理部登记，填写《长途电话使用登记表》后方可拨打，遇到紧急情况可先拨打后登记。 3．6复印、打印、传真的管理： 3．6．1严禁文件翻印混乱造成机密的泄露。 3．6．2公司文件的复印由行政秘书统一负责组织进行，并应填写复印登记表，然后 才能复印。复印要及时、分类送达接收人并保密。 3．6．3文印室在通常情况下不得员工进入，当需要收发或复印文件时，应到综合管理部填写复印登记表或传真使用登记表。 3．6．6 复印机由行政秘书定期进行维护保养； 3．6．7在使用复印机的过程中，如发现故障请勿自行处理，应立刻通知有关人员采取措施，排除故障。 3．6．8复印资料应本着节约原则，视文件长短选取合适的纸张，未成文的资料应用废纸复印样稿，节约纸张，避免造成的浪费； 3．6．9复印机系工作之用，严禁复印私人资料。 3．6．10 文件资料的翻印除了复印，其他如打印、传真等，均应按复印的管理规定和要求执行。 3．8耗材管理：　　?3．8．1打印机应控制墨盒和打印纸的使用，避免浪费。　　?3．8．2所有员工应节约使用打印纸和复印纸。　　?3．8．3把打印或复印有误的纸张充分利用起来，杜绝无故的浪费。 3．9信函管理 3．9．1指名部门人员收受的信函根据信封上的记载可认为公务文书者，视同公务文 书拆封，如系私事，再予发还；不能确认为公务文书的信函，经其本人拆封后如系公务文书，应交收发人员依本规则处理。 3．9．2指名经（副）理以上人员的信函，经送其本人，如系公务文书，再交收发人 员依本规定办理。 编制： 审查： 批准： 3。10复印管理流程 流程 权责单位 相关文件 相关表单 复印申请Yes是否同意主管审核 复印申请 Yes 是否同意 主管审核 保密文件 保密文件 一般 一 般 文 件 审 核 审 核 是否同意 是否同意 复印登记 复印登记 复 印 复 印 各部门 部门经理 综合管理部主任 各制发部门 复印文件管理办法 相关表单： 《长途电话使用登记表》 《传真使用登记表》 《复印登记表》 长途电话使用登记表 日 期 使用部门 对方电话号 使 用 事 由 使用人签字 备注 传真使用登记表 日 期 使用部门 对方传真号 传 真 内 容 使用人签字 备注 复印登记表 日 期 使用部门 复 印 内 容 页 数 使用人签字 备注