发展运营部档案管理办法.docVIP

PAGE 编号：HT-FZYY-01 发展运营部 档案管理办法 编 写 审 核 批 准 生效日期 目 录 TOC \o 1-3 \h \z \u 第一章 总 则 1 第二章 档案的内容 1 第三章 档案的归档时间 1 第四章 档案的归档要求 2 第五章 档案的鉴定 2 第六章 档案的安全保密规定 3 第七章 档案资料的借阅 3 第八章 罚 则 4 第九章 附 则 4 PAGE 1 第一章 总 则 目的及依据 为了加强对内蒙古航天能源有限公司（以下简称“航天公司”或“公司”）发展运营部项目档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，保证公司机密不外泄，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际，特制定本办法。 适用范围 凡发展运营部（主要针对各加气站项目）的档案管理工作均适用本办法。 定义 本办法所称档案指发展运营部在项目确立、阶段手续办理到落地运营各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。 第二章 档案的内容 计划性文件资料：包括部门的工作规划、计划。 法规性文件材料：包括政府、行业及各级制定颁发的和各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部制定的各类规章制度。 公司的重大决议：包括由股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。 总结性文件：包括经营活动中年度、月度的工作总结。 调研性资料：包括市场调研报告、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料等。 声像制品资料：包括经营活动中、文化活动中，以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的反映公司经营活动的各种资料。 证件性文书资料：包括政府合作协议、燃气经营许可证、法人营业执照、土地使用许可证、卫生许可证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。 第三章 档案的归档时间 发展运营部内部形成的文件材料（管理性文件材料）一般须在办理完毕后归档。 项目证件文件材料在其办理完毕后立即归档，周期长的可分阶段、单项归档。 发展运营部各类合同归档，待合同签署完毕后立即归档。如经营、运输及项目合同、协议等。 实物及声像档案。 一、贵重礼品和奖杯、奖牌等，及时到档案管理人员处登记造册，实物可由部门或个人暂时保管。 二、录音、录像、照片及时向档案管理人员移交。 三、光盘随有关文件材料一同移交。 发展运营部内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料应即时归档。 第四章 档案的归档要求 归档文件材料必须完整、准确，具有长期、永久性保存价值的文件材料的归档率应达到100%。 移交档案要填写资料存档清单，清单由提交人签字确认。 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）进行立卷归档，并保持其完好无损。 档案管理人员调动时，必须在离职前将其所保管的档案数量及状况交代清楚，并办理交接手续。 第五章 档案的鉴定 每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，各类档案的保管期限。 鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合公司实际情况进行。 部门档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是： 1.反映公司主要职能和重要项目经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存； 2.反映公司一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为3--10年； 3.对公司及部门在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为3年以内。 销毁档案必须严格掌握，销毁前要造具清册。提出销毁报告，报经公司分管领导审批。未经批准同意，不能任意处置和销毁公司的档案。 第六章 档案的安全保密规定 档案管理人员和借阅人员要树立高度的工作责任心，加强保密意识，严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。 档案管理人员必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。 凡借阅档案人员，必须严守机密，保证档案的安全。未经档案管理人员许可不得任意翻阅档案。 凡借阅的档案不慎丢失，除本人写出深刻检查外，并及时报告档案管理员及相关领导，酌情处理。 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，严格追究有关责