会计档案管理办法13.doc

会计档案管理办法 第一条 为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为经营管理服务，根据财政部和国家档案局联合下发的(财会字［1998］32号)“关于印发{会计档案管理办法》的通知”的规定，制定本办法． 第二条 北京城建股份有限公司所属子公司、分公司、控股公司(以下统称各单位)均依照本办法管理会计档案。 第三条 股份公司财务部，经理办公室、各单位财会部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查，各单位财会部门必须设专人(在职会计人员)负责会计档案的管理工作。 第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度．保证会计档案妥善保管，有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，具体包括； (一)会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 会计凭证应当按月整理，并装订成册，装订做到整齐、结实、规范、美观．每册为一卷，每卷宗约长19cm，宽13cm，厚为2cm。每卷封面要加盖财务专用章及装订人印章。 (二)会计账簿类：总账、明细账、日记账、各种台账、辅助账簿。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质怀旧档案。 (三)财务报告类；月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其它财务报告。 会计报表要按年立卷。立卷时，要区分不同的保管期限。年度报表要与季度报表、月度报表分别组卷。本单位的报表与下属单位上报的表，可根据保管期限的异同，分别装订或合订成卷，每卷均需编有页号和加装封面。 (四)其他类；银行存款余额调节表、银行对账单、库存现金日盘点记录、各种经济合同、协议、担保书、契约及其附件、工程款结算资料、财务分析资料、资信证明、投资保函、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 第六条 各单位每年形成的会计档案，应当由财会部门按照归档要求，负责整理立卷，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财会部门保管一年，期满之后，应当由财会部门编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管，出纳人员不得兼管会计档案。 移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当同财会部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。 第七条 各单位财会部门对其所属的各项目经理部、专业分公司的会计档案负完全责任，对竣工结算的工程项目的会计档案应当及时整理收回．原则上，所有的会计档案应由档案机构统一保管，不具备保管条件的，财会部门必须按本办法对会计档案进行管理。 第八条 对已经竣工但未结算的工程项目的会计档案，应由该项目的财会人员继续保管，同时负责债权债务清理及结算工作。如果该财会人员又调往其他项目工作，并继续负责该项目的会计工作，但是会计档案不能随之调动。对已解体的工程项目经理部的会计档案，财会部门必须收回，对未了的会计工作及竣工未结算的会计档案应由本单位财会部门制定妥善的办法，使这些项目的会计档案既能继续查阅使用，又能妥善保管。 第九条 各单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位经理、总会计师批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。 第十条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、l0年、15年、25年五类(具体类别、保管年限详见附表)，会计档案保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 第十一条 会计档案的保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。 各单位会计档案的具体名称，如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 第十二条 保管期满的会计档案，除本办法第十三条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： (一)由本单位档案机构会同财会部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 (二)单位经理、总会计师在会计档案销毁清册上签署意见，并报股份公司计划财务部．经理办公室会签后方能销毁。 (三)销毁会计档案时，应当由档案机构和财会部门共同监销，同时审计部门应当派员监销． (四)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档