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第8章 Excel 2003数据处理 建立数据清单 数据的排序 数据的筛选 数据的分类汇总 8.1 建立数据清单 8.1.1 建立数据清单 首先在工作表的首行依次输入数据清单的各个主要字段，在要加入记录的数据清单中单击任一单元格，选择“数据”“记录单”菜单项，打开记录单对话框，依次输入记录数据，完成后单击“新建”按钮，输入下一条记录；重复操作，输入所有记录，然后单击“关闭”按钮 。 8.1.2 管理数据清单 数据清单中的各项记录可以直接在单元格中进行编辑，也可以在记录单中进行编辑。利用记录单既可输入记录，也可查看、修改、添加、删除和浏览记录等。 在要修改的数据清单中单击任一单元格，选择“数据”“记录单”菜单，然后便可在打开的记录单中查看和修改数据清单。 单击“条件”按钮，将要查找的条件输入某字段后文本框中，然后单击“上一条”或“下一条”按钮，就可以迅速找到要找的记录。 若要删除当前记录，只需单击“删除”按钮，在弹出的提示对话框中单击“确定”按钮即可。 8.1.3 数据清单建立原则 每张工作表只使用一个数据清单。 将相似项置于同一列。 使清单独立：在数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行，这样在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，便于Excel检测和选定数据清单。 将关键数据置于清单的顶部或底部。 显示行和列。 使用带格式的列标。 使用单元格边框。 避免空行和空列。 不要在前面或后面键入空格。 课堂练习——制作客户信息表 新建一个工作簿，将其保存并命名为“产品销售”，然后将“Sheet1”工作表重命名为“客户信息表”，为工作表各单元格添加上边框，在工作表的首行依次输入客户信息表主要字段。单击任一单元格，选择“数据”“记录单”菜单项，在打开的对话框中添加数据清单中的数据。 8.2 数据的排序 8.2.1 单列排序 8.2.2 多列排序 单击任一单元格，选择“数据”“排序”菜单，打开“排序”对话框，分别在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”框中选择需要的字段名和排序次序，单击“确定”按钮。 课堂练习——对客户信息表排序 8.3 数据的筛选 8.3.1 自动筛选 单击工作表中任一单元格，选择“数据”“筛选”“自动筛选”菜单，此时，标题列右侧出现自动筛选箭头，单击某个标题右侧的箭头按钮，从列表中选择要显示的选项，便会自动筛选出结果。 8.3.2 高级筛选 高级筛选可以允许使用多个条件。使用高级筛选时，可以用两列或多于两列的条件，也可以用单列中的多个条件，甚至计算结果也可以作为条件。方法是：输入列标志与筛选条件，然后单击数据清单中的任一单元格，选择“数据”“筛选”“高级筛选”菜单，打开“高级筛选”对话框 ，然后在其中进行设置，确定即可。 上面的为“与”条件筛选。下面的为“或”关系筛选条件及筛选结果。 8.3.3 取消筛选 课堂练习——筛选客户信息表 单击工作表中任一单元格，选择“数据”“筛选”“自动筛选”菜单，单击“购买产品”标题后的三角按钮，从弹出的下拉列表中选择“显示器”，将包含产品“显示器”的记录筛选出来，次单击“购买产品”标题后的三角按钮，从弹出的下拉列表中选择“全部”，还原工作表。 8.4 数据的分类汇总 8.4.1 分类汇总 在工作表中将需要进行分类汇总的列进行升序或降序排列，选择该列中的任意一个单元格，选择“数据”“分类汇总”菜单，打开“分类汇总”对话框，然后在其中进行设置，确定即可。 8.4.2 删除分类汇总 在分类汇总数据清单中选择任一单元格，选择“数据”“分类汇总”菜单项，打开“分类汇总”对话框，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，即可删除分类汇总。 课堂练习——对客户信息表分类汇总 单击“购买产品”列中的任一单元格，单击“常用”工具栏中的“升序排序”按钮，将购买产品按升序排序。选择“数据”“分类汇总”菜单，打开“分类汇总”对话框。在该对话框中设置“分类字段”为“购买产品”，汇总方式为“求和”，“选定汇总项”为“购买数量”，设置好后，单击“确定”按钮。