会议的邀请应该怎样办.docVIP

2019年会议的邀请应该怎样办 　　 不管什么样的会议，主办者都希望适宜的对象(客户)参加，所以会议策划者一定要重视会议的邀请。通常情况下，邀请包括3个程序： 　　 a、信息发布 　　 b、回执处理 　　 c、确认通知 　　 信息发布 　　 从媒体上分，邀请有以下几种形式： 　　 印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知) 　　 电子邮件 　　 印刷媒介公告 　　 电子媒介公告 　　 信息发布的内容通常包括： 　　 主题 　　 时间 　　 地点(暂定或者候选) 　　 主要议程及安排 　　 费用标准等 　　 有些还附送会议企划书，目的是让与会者了解参会的意义及对会议的期望。 　　 回执处理 　　 对于主办者来说，回执是对会议策划活动成功与否的判定标志之一。 　　 回执单的设计非常重要，应当做到合理、圆满，通常包括如下信息： 　　 a、明确的人数 　　 b、职务 　　 c、性别 　　 d、联系方式 　　 e、预计到达目的地时间 　　 f、迎送要求等 　　 回执收到后，通常需要统计、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。 　　 回执可以有多种形式，如： 　　 a、传真 　　 b、信函 　　 c、电子邮件 　　 d、网路回执 　　 e、电话 　　 需要指出的是，如果会议和条件允许，应该在回执中考虑到与会者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等。 　　 确认通知 　　 如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。 　　 同时发出的应该还有： 　　 a、会议的确切地点 　　 b、时间 　　 c、议程 　　 d、签到程序 　　 e、会展注意事项等。 　　 会议通知有哪几种方式？ 　　 会议通知的方式各种各样，其主要方式有： 　　 a、口头通知 　　 b、电话（传真）通知 　　 c、书面通知 　　 d、电子邮件 　　 口头通知 　　 这种方式最突出的优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。 　　 电话（传真）通知 　　 大多数会议都采取这种方式通知。以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不高。当然，以这种方式传达通知时，会务人员必须作通知情况书面记载。 　　 书面通知 　　 ? ;