学生会部门会议及开会技巧讲义教材.docVIP

1 学生会部门会议及开会技巧 会议目的： 1 要树立一下部长的威信， 说说纪律问题 （例会上公布的扣分是哪里来的，就是平常活动里的签到签退，迟到缺勤都是要扣分的，学生会每个月都是要评选优秀部门的，不知道你们知不知道啊，我们部门人很多，9个人，说不扣分是很难的，但是我们是不是能够努力尝试一下呢，A类假就不说了，B类假能不请就一定不要请，关于迟到缺勤，我觉得就是一个态度问题了，像XX、XX是住19栋的，那你们俩一般是提前多少时间出门呢？……最好是15到20分钟吧，这种问题就不要我再一点点说啦，在考勤问题上女生做的比较好。还有一个就是以后我们部门的请假负责人是OO，以后非请假不可的话就找OO。好这个问题就说到这里，在以后例会宣布考勤的时候，我不希望再听见我们部门任何一个迟到缺勤早退的名字，大家有没有信心！） 说说工作问题， 现在是这样啊，像要有工作的时候，我一般是以发飞信的方式告诉你们，比如我发一个信息给你们说哪天哪天有什么活动，要做什么，像那天我给你们发一个四系服装大赛的信息，XX呢马上给我打一个电话，问我要怎么做，我说信息里都说清楚啦，他说不小心把信息删了。你们看如果你们当时都把信息删了，事情一多转个背不知道这个工作的要求了， 什么时间上交什么东西啊，都不记得了，一个一个都打电话来问我，是不是很耽误彼此的时间？工作效率就低了，所以以后我发的关于工作的信息你们都不要看完就删，删可以，必须在这个活动结束之后，在活动期间留一个书面记录，我一般把与这个活动相关的注意事项都写里面了，不明白了你们把信息翻出来一看就什么都知道了。 不过，遇到什么实在不明白的就得打电话直接问我了。 新制度问题 现在我呢决定这样，我现在需要一个负责人，这个负责人呢就相当于我的一个小秘书，有什么事情什么工作我就直接下达给他，然后再由他转达给你们其他4个人，这个负责人实行轮流制度，你们5人每周换一个，这个制度丛下周开始，那么现在就来抓阄，谁抓到1谁就下周负责，以此类推。 2 了解他们对近期工作的看法，知道他们心里在想什么，有什么不懂的； （让他们说说自己近期的工作心得，认为自己做得怎样，不好的要怎么改） 3 重新认识一下部门的新干事，要走进他们，才能在今后的工作分配中做到因地制宜； （按座位说说自己旁边的人） 会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万次会议。无论你是与会者还是主持人，《会议》一书有助于你改进开会能力，使会议开得高效成功。本书提供开好正式或非正式会议的各方面具体建议，从最基本的准备到合理安排座位，到最后闭会。全书101条简明扼要的提示，提供更重要的如何达到目的的信息。而自我评估练习则使你能常规地评价图标你的进步。本书提供的宝贵建议可供你再三使用，使你成功开好会议的信心增加，能力提高。使会议开得卓有成效开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。7.要熟悉正式会议的各种程序规则。8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。10.信息要加以选择，避免过多。11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。12.通过限制网上会议时间使会议完善。13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。14.仔细考虑你要召开的会议的类型。15.会议要尽可能小，以免分散注意力。16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。17.凡辅助文件均应与议程一并发出。18.会前先拉几个盟友。19.开会前必须确信一定能达到会议目的。20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。会议准备为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。22.决定开会时间前要先考虑交通时间。23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。26.任何议程变动都必须通知主持人。27.议程要尽可能短小简单。28.尽量将议程限制于一页纸上。29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。32.必须将电话转移出会场。