汽车配件采购收发管理规定.doc

汽车配件采购收发管理规定 第一章 总 则 一、为了规范公司的汽配件采购、验收入库、领用发放等行为，降低汽配件采购和仓储成本，确保公司汽配件供应，加强企业汽配件采购的监督管理，特订此规定。 二、本规定是公司汽配件管理的基本规范。 三、公司汽配件管理部门或有关人员应当根据公司修理需要和市场信息，及时进行所需配件的采购，采购时要做到比质、比价采购，大宗的物采购，具备招标采购条件的，应成立招标委员会，具体由安机科、财审科和修理厂组成，办公室设在修理厂。 第二章 配件采购机构的设置及职责 四、修理厂成立配件材料库，公司财审科、安机科负责对材料库实施监管，设有相对固定的配件采购人员、验收员及发料员。公司安机科负责对汽配件的采购计划和价格实施监督管理。 五、配件采购部门的职责： (一)负责汽配件采购、保管、出入库管理制度和各岗位职责的制定。 (二)负责配件采购计划的制订，大宗配件合同的报批，配件仓储的管理。配件采购计划必须经修理厂厂长及安机科双方审核报分管领导批准后方可实施。 (三)负责配件采购的询价、议价、比价，进行科学分析，同时将信息上报分管领导予以参考、审批。 (四)负责汽配件按时、按质、按量地采购本公司所需的汽配件。 (五)负责管辖范围内的卫生、安全工作。 六、配件采购遵守的原则： (一)未经审批的大宗配件，一律不得采购。 (二)库内闲置物资优先使用。 (三)凡本地区能解决的，不到外地采购。 (四)对长期订货和大宗配件的进货，应由安机科、修理厂通过合格供方评审，确定相对固定的长期合格供方目录，按需签订合同，并实行银行付款的结算方式。 (五)在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定采购单位。 (六)对于先试用的配件，不得在试用签订前采购。 第三章 汽配件采购管理 七、为节约成本，应实行按月上报采购计划。在编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报，造成采购计划失误，致使配件积压。 八、修理厂汽配件采购计划要按程序进行上报，在每月25日之前向总经理室上报下月的采购计划。 九、配件采购时必须坚持原则，按采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订。同时要严格执行《合同法》和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格、型号、质量标准、交货期及其它需要明确的事项，一般按照先验收后付款的原则进行。 十、计划外急需采购的汽配件，由修理厂填制《急需配件请购单》，并由修理厂厂长签字方可实施。 十一、采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购，造成的超储积压、损失均由采购人员承担。 十二、对采购员未能及时完成采购任务时，应及早报告负责人说明异常原因，提出相应意见方案，特别重大事项应上报总经理室。 第四章 配件验收入库管理 十三、配件入库时，验收员、保管员要与交货人办理验收手续，核对清点物资名称、规格、质量、数量是否完好、准确，并在验收单上按规定签字。 十四、在验收中发现的问题，要及时做出记录备案，分清责任。 十五、验收中的不合格物资，严禁接收，如出现工作失误或故意验收，验收员负全部经济责任。 十六、对托收单到而货未到，或货到发票未到，应及时通知经办人，尽快查实情况。 第五章 配件发放管理 十七、配件的领用、发放须按“先进后出，节约用料”的原则进行发料，发料时要坚持一核对、二签字的程序，对违反发料原则造成配件失效，以及差错等损失，保管员承担全部经济损失。 十八、各分公司领用配件时，领填 “配件领料单”，单件五十元以下由驾驶员签字，五十元以上由分公司管理员签字。 十九、保管员应严格遵守先办理领料手续后出货的原则，严禁先出货后补办手续和白条发货。 二十、配件出库后要及时入帐，保管员及材料管理员要每月对库存进行盘点，做到帐帐相符、帐物相符、帐卡相符、卡物相符。 二十一、所有发料凭证，应由仓库管理员及保管员妥善保管。 二十二、退库的配件范围包括生产任务完成或竣工多余材料，退库时配件必须与领料单内容相同，配件退库时保管员要认真验收，如配件质量不合格退库，必须进行技术鉴定，出示充分数据方可退货，以便与进货厂家交涉退货。 二十三、严禁将配件借给外单位（个人）使用，违者罚款500元，同时退回外借物资，退回配件磨损、损坏由责任人赔偿。 第六章 附则 二十四、修理用工具，按本规定有关要求办理。 二十五、本规定自发布之日起实施。