收发文及档案管理.pptVIP

收发文及档案管理;;公文管理——发文办理;;二、发文程序; 以各部门为名义制发的文件，按照发文审批单格式要求及流程，由拟办部门负责人签署意见后送综合管理部核稿人核稿。由各部门兼职收发文人员将公文定稿及电子版进行编号、印发、存档。 ;三、核 稿;四、校 对 实行拟稿人校核制度，原则上需校对3次，拟稿人须对公文的准确性负责。 校对重点： 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。??经签发人同意不得随意改动。; 五、用 印 公文送交综合管理部加盖印章时，应一并附上经签发人签发的《发文审批单》及其公文文稿，按照《农银人寿保险股份有限公司陕西分公司印章使用管理规定》严格办理。（农银人寿陕规章[2013]13号）; 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。收文处理统一由综合管理部负责。; 催 办; 特急件要求随到随办，当天之内办完；急件要求在3个工作日内办完；一般文件应在7个工作日内办完。来文来电有办理时限要求的，必须按要求抓紧办理完毕。;（一）公司行政发文：发文字号主要有：农银人寿陕发、农银人寿陕规章、农银人寿陕任、农银人寿陕函、会议纪要。;;第二章 档案的管理体制、机构及职责;第二章 档案的管理体制、机构及职责 第九条 各级机构必须建立健全档案工作机制。各省级分公司应设立与本公司档案发展相适应的档案管理岗位，配备相应数量的专(兼)职档案工作人员。 中心支公司应设立综合档案室，配备相应数量的专(兼)职档案工作人员。 第十条 各级机构的各部门应指定专人负责本部门档案的收集、保存、整理和归档，制定档案管理人员岗位责任制，保证档案管理人员切实履行职责。;第十三条 各门类档案归口管理部门 （一）文书档案：分别由各级机构综合管理部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等日常工作，于每年六月份前完成前一年文件归档工作； （二）实物、声像、照片档案分别由各级机构的各部门负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作，并于每年三月份前完成前一年的归档工作： （三）会计档案：由财务部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作； （四）人事档案：由人力资源部负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作； （五）业务档案：由相关业务部门负责收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁等工作。; 第三章 档案分类、整理、归档与保管;第二十五条 每年对档案进行一次检查，发现问题及时解决。 第二十六条 档案的现代化管理应与办公自动化同步发展。各级机构应尽可能采用先进的技术和管理手段，不断提高档案的科学管理水平。 第二十八条 档案管理人员要自觉遵守《中华人民共和国保密法》和国家有关保密规定，遵守公司保密制度，严守国家和公司秘密。 第二十九条 发生档案被盗、遗失等情况，要立即报告并及时采取补救措施。;第十二条 编目 归档文件应依据分类方案和档号顺序编制归档文件目录。 第十三条 装盒 将归档文件按件号顺序装入档案盒，不同年度、不同保 管期限的文件、在分机构/问题的情况下，不同机构/问题形成的文件不得装入同一档案盒内。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 ; 第十六条 归档手续 文件整理完毕后，归档人员应填写档案移交清单;Thank You!