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公司档案优化设想方案（计划） 公司档案是指自从公司创建以来，在生产经营过程中形成的具有保存价值的、真实记录和完整的文字性、图片声像等所有资料，细分包括生产、经营、财务、行政等类目下的各类文件资料。 档案管理工作非常重要也非常烦琐，硬件上也必须要达到“八防”，同时要求由专门独立的档案室和专人专管，就公司档案优化从以下几点谈谈工作设想和实施计划： 一、文档的分类 做好档案管理工作，我认为确定分类是第一步，参考国家档案局制定的分类标准，结合公司实际将公司所有档案分类为五大类：文书档案、科技档案、财务档案、人事档案和电子声像档案，再针对这五大类明确划分范围，可分为一、二、三级类目（详细分类参见附件），如下： 文书档案： （1）党群工作类：党总支规范化建设实施方案、党总支简介、党总之各类制度、工会章程、工会管理制度； （2）行政管理类：行政公文（红头文件）、行政管理制度、薪资管理制度、职能职责、绩效管理制度、人事管理制度、安全管理制度、环保管理制度、体系管理； （3）经营管理类：发展规划、年度工作报告、年度预算、项目管理、物资管理等； （4）生产管理类：研发项目规划书、技术标准、产品标准、质量手册（程序文件）、生产标准化、科技管理、产能标准化、工装设备文档、及生产管理相关的合同等； （5）后勤管理类：工程维修、后勤福利、安全生产管理、环境保护、基建管理、设备管理及相关合同等。 科技档案： （1）产品材料：技术文档、各种任务书、协议书、说明书、鉴定书、试验大纲、试验报告、分析报告、审查报告、运行报告、总结、产品图样等； （2）科研材料：各种合同（协议书）、任务书、科研报告、调查报告、专题报告、实验报告、鉴定证书、发明申请书、专利证书（复印件）等； （3）基建材料：各项目合同、报建资料、计算书、开工报告、概（预、决）算、检验分析材料、施工图纸及各类检测报告等； （4）设备文字材料：特种设备等各种设备的各类合格证明、检测报告、说明书、技术规程、维护保养规程、设备图样等。 财务档案（会计原始凭证和报表中所附的各种借据、书面证明材料、分析报告等）： １、会计凭证类： 记账凭证；收据存根； ２、会计账簿类： 现金日记账；银行日记账；总账；收、支明细账；固定资产明细账；材料物资明细账； ３、会计报表类：年度会计报表、预决算；会计月报、季报； ４、其他会计资料类：工资汇总表、名册、调整通知；会计档案移交清单；会计档案保管清单；会计档案销毁清单。 人事档案： 员工的招聘、履历、培训记录。 电子声像档案： 计算机软件、活动照片、周年庆录像片、磁带、磁盘和光盘、缩微胶片、电影胶片、录音磁带和唱片等。 二、文档的编号 一个完整的档案应该有全宗号、案卷号、分类号、目录号等，主要是方便管理也方便检索查阅，因此，公司档案在分完类目后，就应明确一个完整的编号。全宗号是针对政府机关等需将档案移交至档案馆所编的号，目前我们公司不适合，可以暂时忽略全宗号，但应确定案卷号、分类号和目录号。 建议案卷号以大类为起始号编排，该大类最后一件为终止号，比如文书档案里又有5个分类，这5个分类同属于文书档案共有100件案卷，那么案卷号就在这一大类里从1号往后排，一直排到最后一件100，下一个大类的又从1号往后排，直到该大类排完为止，以此类推。分类号可延用当前公司正在使用的分类号，比如技术文件里的包装图样、工艺文件、操作规程等就可继续用原先的分类号（参见公司原先的文件和档案管理制度），行政公文也可继续用原分类号，这一块只要再次确认就行。目录号指的是每个档案盒的编号，编号有二种，一种可按大类编号，比如文书档案共有6盒，科技档案共有3盒，那么文书档案的目录号为1-6，科技档案的目录号为1-3；另一种是所有档案只用一个目录号排序，比如公司5大类档案共有100盒，那么目录号则为1-100，以后要增加直接往后排序号，但相对来说常用的是第一种，这样对该大类的档案盒一目了然。以上全宗号、案卷号的编排除了方便检索外，还有一个重要的作用是通过查看是否有断号或缺号能快速发现是否有文件资料遗失等。 三、档案的收集和装订[完成时间： 在对档案分类及编号都确定了之后，就是对所有档案资料进行全面收集，做到应入档的所有资料不得遗漏，不需入档的不额外归档。在收集过程中往往是某一项工作结束后就应及时对该项资料进行完整性收集并做好记录，尚未完成的工作待结束后再收集，最后以年为单位集中对所有资料进行分类装订。待装订的文档资料应有卷内目录、立卷时间、保管期限、检查人（文档管理部门负责人）、立卷人（档案管理员或装订人员），统一的标准封面并打孔线装（装订前应将装订针等金属物取出，否则时间一长金属会生锈，对文档造成破坏，线装能长久保存且不易使装订的文件掉落遗失）。结合公司实际情况，需装订的文档有文书档案、部分科技档案、财务档案和人事档