电子档案管理办法doc（已审核）.docVIP

电子文件归档及电子档案管理办法 为适应新形势下的交通档案管理工作，根据交通运输部《关于转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法的通知》（交办档【2016】171号）、《河南省交通厅关于进一步规范交通建设项目电子文件归档和电子档案管理工作的通知》（豫交文【2017】174号）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）等法律文件的要求，结合省内交通建设项目档案管理实际情况，制定了本管理办法。 此管理办法的实施，规范了电子文件的形成、组卷归档，及电子档案的验收、移交、管理方式，避免各项目数出多门、信息孤岛的情况，为建设项目在最大程度上的减少文件归档工作量，提高各单位的工作及管理效率，避免不必要的重复工作的出现，同时为项目创造良好的效益。 管理实施模式实行“双套制”管理模式 “双套制”档案的组成： 项目档案由两部分组成：一是电子档案，二是纸质档案； 电子档案由两部分组成：一是使用数字证书进行可靠电子签名的电子文件，二是由传统纸质文件根据电子文件格式要求扫描而成的PDF电子文件。 纸质档案由两部分组成：一是由项目电子档案打印而成的纸质文件，二是传统的纸质文件。 本办法不涉及保密文件的管理。 “双套制”项目档案管理各阶段质量控制 文件形成阶段 项目建设过程中采用手工报审、签名（盖章）方式形成的各类需归档文件，如：立项审批文件、设计审批文件、工程准备文件、工程管理文件、各单位来往文件、施工文件及监理文件中的综合文件、竣工图、交竣工验收文件资金管理文件、科研文件等。文件须按《关于下发河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范的通知》（豫交办〔2011〕39 号）要求及时分类收集整理、预组卷并上锁保存，已收集的文件及时扫描成PDF格式的电子文件，原件原则上不外借，借阅文件平常只使用电子文件，同时建立重要文件原件管理制度，并设置专人对文件进行严格管理，如原件必须借出时，须做好登记及跟踪，确保原件及时、完好归还，杜绝需归档文件原件丢失的情况出现。达到文件形成与收集同步要求； 在使用《河南省交通建设工程监督管理系统》进行工程质量检验过程中，在单位分部分项工程划分阶段，应规范划分标准，避免一个项目多种划分方式。分项工程检验、材料检验、配合比试验过程应按系统需填写表格要求进行质检表格的填写及报检，保证填表的规范性、完整性，保证表格内数据计算的正确性。对于质量检验原始数据应按照相关要求进行采集，保证数据的真实性、原始性。结构物完工后，系由统根据质检表格数据进行汇总智能评定，形成评定表，保证最终评定数据的有效性。同时，相关统计报表、试验台账自动根据质检表格数据输出，保证前后数据的一致性及统计报表的可利用性。通过系统的过程控制，最大程度减少资料返工情况的出现。 由《河南省交通建设工程监督管理系统》中经数字证书电子签名后输出的电子文件及直接打印的纸质文件可作为归档文件直接归档，所打印文件无须再进行手工签字，其中包括质量文件、计量文件及安全文件或其他在系统中经过电子签名的文件，系统中文件的形成进度应与项目建设进度保持高度一致，达到资料与工程同步要求。 注：使用《河南省交通建设工程监督管理系统》过程中，相关责任人须办理个人数字证书，并签订《数字证书使用责任承诺书》，确保数字证书使用过程相关资料的安全及使用规范。 文件收集整理组卷阶段 统一使用《河南省交通工程电子档案系统》建立项目电子档案，《河南省交通建设工程监督管理系统》中经过国家认证的数字签名的电子文件直接在电子档案系统进行组卷归档，不再进行打印扫描等繁琐工作，通过《河南省交通工程电子档案系统》快速形成文件目录、案卷目录，由系统自动输出页码、档号，以及符合规范的案卷目录、案卷封面、卷内目录、备考表、脊背。 电子文件及纸质文件按《关于下发河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范的通知》（豫交办〔2011〕39 号）要求进行整理、组卷，如《通知》中要求与项目实际情况有所出入，厅档案管理部门将根据实际情况更新相关细节的要求，并逐渐形成满足现状的新的管理规范。 由《河南省交通建设工程监督管理系统》中输出的经电子签名的文件在《河南省交通工程电子档案系统》中完成组卷归档后，以案卷为单位打印装订，形成与电子档案一致的纸质档案。 《关于下发河南省公路建设项目文件材料立卷归档整理规范的通知》（豫交办〔2011〕39 号）中要求的，采用手工报审、签名（盖章）方式形成的各类需归档文件，如：立项审批文件、设计审批文件、工程准备文件、工程管理文件、各单位来往文件、竣工图、交竣工验收文件资金管理文件、科研文件等，按要求整理收集、打码、组卷后，按电子文件格式要求扫描上传到《河南省交通工程电子档案系统》中，并在系统完成电子档案归档工作，形成与纸质档案一致的电子档案。 相关责任