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项目二 办公室日常事务管理 案例导入 【任务情境】 凌力是一家咨询公司的经理，一天他来到老朋友丁辉的公司，看到朋友的公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是他问朋友，为什么会这样，是不是公司遇到什么难题了？朋友说那倒还没有，只不过今天保洁公司的员工有事未能及时前来打扫而已。 听了朋友的这番话，凌力觉得很诧异，问道：“那秘书呢？她也没在吗？”丁辉说：“在啊。”“那她为什么不打扫呢？”凌力觉得无法理解。没想到，丁辉一脸苦笑地说：“她说她是秘书，不是清洁工。” 正说着呢，电话响了，透过玻璃，凌力看见秘书向文站起身来走到位于窗户附近的公用话机前去接电话，电话是找经理助理的。这会儿助理没在，对方要留言，只见小向走回到办公桌旁的抽屉里翻找用来做记录的纸张。记录完毕，小向把这张纸压在了经理助理的水杯下面。刚在电脑前坐下，公关经理进来要一份资料，小向又赶忙起身走到文件柜前找资料。拿着文件走向公关经理的时候，小向的高跟鞋带住了有点脱落的电脑电源线，只见电脑屏幕闪了几下，小向也差点儿跌倒，亏得公关经理手快扶了她一把。不长的时间里，小向已经在屋里转了好几个圈，真是够忙乱的。 看到这里，凌力对朋友意味深长地说道：“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁、舒适、方便、安全的办公环境却是一个秘书应尽的职责，你应该让她好好学学。” 三、相关知识 办公环境的含义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的人文环境和自然环境。包括 空间环境（办公室朝向，办公设备配置及其布局）、 视觉环境（办公室绿化、装饰及光线、色彩）、 听觉环境（声音）、空气环境（空气、气味）、 健康与安全环境。 ①视觉环境管理 家具、装修的色彩 灯光、采光 ②听觉环境管理 避免噪音的方法 适度播放音乐 ③空气环境管理 温度适当 湿度合理 空气流通 封闭式布局 （2）封闭式布局的缺点 首先，建筑成本比较高，隔墙、门、走廊等，既占用了空间，也提高了装修成本。 其次，封闭性的环境使得管理层难以监督员工的活动，也阻碍了公司成员之间的沟通和交流，不利于形成融洽的工作氛围。 3.混合式布局 混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。 开放式与封闭式结合布局 任务1 制定秘书/行政助理维护和管理办公环境的范围和职责 【操作流程】 【操作步骤】 步骤1 分析维护办公环境的范围 与秘书相关的办公环境，主要是指秘书日常工作活动范围涉及的办公区域。 包括： 秘书个人的工作环境 主要服务对象—领导的办公环境 接待来访的公共区域的办公环境 步骤2 明确并制定秘书维护和管理办公环境的职责 1.公共区域办公环境管理内容： 经常清洁整理台面、地面、家具及门窗等处，保持桌面、地面无抛弃物、无水迹。 及时清洁来访客人用过的茶具、烟灰缸等，重新摆好待用；饮水机定期清理消毒。 不乱堆放杂物和私人物品，保持整洁美观。 正确使用和维护复印机、传真机等办公设备，注意设备周围清洁。 2.领导区域办公环境内容： 经常清洁整理领导办公桌的桌面、地面、门窗等，做到窗明几净，保持干净卫生。 文件、物品和设施摆放整齐，便于查找。文件柜和各种陈设保持整洁。 领导会见客人后，要及时整理会客室，使茶具、烟灰缸等恢复到备用状态。 定期整理文件、资料，按有关规定或归档，或清退，或销毁。 精心养护领导办公室、会客室内的各种花卉或绿色植物，保持其良好的外观形态。 下班离开时要检查领导办公室的计算机等设备和电源开关，确保电源安全，注意关好门窗。 3.个人办公环境内容： 每天清洁办公桌，办公桌上的物品摆放整齐，无杂物和私人物品。 计算机、打印机位置摆放合理，便于使用，避开较强光线直射，采取文件保密措施。 零散小件物品，按其重要性、常用性和使用习惯分类摆放于抽屉内，保密物品应上锁。 废纸篓置于隐蔽处，每天下班前予以清理。 常用文件资料应放置在办公桌一边或直立在文件架上，并贴有分类标志，便于查找；保密文件应按规定锁入文件柜或保险柜；少用文件存档或置于高处；无用文件定期清理。 根据工作流程和文件周转秩序，对档案柜和办公桌位置妥善安排，把常用物品和设备放在方便取用的地方。 定期清理过期文件资料、无用物品等，使办公场地留有足够的活动空间。 桌边可放置小盆绿色植物或不显眼的装饰物品，突出个人品位。 工作任务 请根据下列所给条件布置一间既高效、又舒适安全的办公室布置方案，并说明设计的思路。 1.面积、设备及工作人员要求 办公室面积：15平方米。 办公人员：经理1人，秘书1人，下属3人。 办公设备：文件柜2个，公用复印机一台，5张办公桌，隔离屏风等 2.个人办公需求 经理：多项（个人任务，给秘