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浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务档案管理工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 修改状态：A/0 管理状态： 分发号： 编制： 许洁 日期：2000年12月23日 审核： 李明 日期：2001年01月16日 审批： 寿柏年 日期：2001年01月19日 发布日期：2001年01月21日 实施日期：2001年02月01日 浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务管理体系工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 页码：第1页 共5页 财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 1.目的 确保财务档案资料的完整、准确、安全、存取便利和有效利用。 2.适用范围 适用于财务档案管理全过程； 3.职责 3.1财务管理部、计划资金部为财务档案资料的归口管理部门； 3.2财务管理部会计、计划资金部指定人员负责财务档案的收集、整理、装订、保管和提供工作； 4.工作程序 4.1附《财务档案管理工作流程》图。 4.2财务档案种类 4.2.1来自财务部内部的财务资料，包括记帐凭证、帐簿和财务报表及财务分析、内部审计、固定资产、各种合同资料、财务制度及其他财务资料； 4.2.2来自财务管理部、计划资金部外的资料，包括公司内部各有关部门和全资、控股参股公司及银行、政府部门等文件合同资料等； 4.3档案收集时间 4.3.1来自财务管理部、计划资金部内部的财务资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员随时收集； 4.3.2来自财务管理部、计划资金部外的资料由财务管理部会计、计划资金部指定人员负责及时收集； 4.3.3除会计、指定人员收集以外的其他资料由资料经手人负责随时收集； 4.3.4收集要求 a.文件资料要字迹清楚、图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制； b.文件材料完整、准确且具保存价值； 4.4档案整理 4.4.1档案整理原则 财务管理部会计或计划资金部指定人员根据实际情况，按照自然形成、保持 浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务管理体系工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 页码：第2页 共5页 财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容及时进行装订立卷； b.在一个卷内要按文件材料形成的时间，系统地排列； c.拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分 为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种； d.按归档要求进行装订、编号、每本内填写《卷内目录》和《卷内备考表》； 4.4.2档案装订的形式 a.凭证封面：会计将记帐凭证按档案整理原则及时装订； b.会计档案案卷封面：用于会计帐簿的装订 c.文件封面：用于财务报表、财务分析、内部审计、固定资产、财务制度、其他财务资料或来自财务管理部、计划资金部外的资料； 4.4.3档案装订的程序 a.记帐凭证装订后及时装入文件盒； b.财务资料和财务管理部、计划资金部外资料平时及时整理装订，年末或年初整理入文件盒； 4.5卷皮的填写 4.5.1凭证封面的填写： a.单位名称：公司全称 b.凭证名称或凭证种类：记帐凭证或转帐凭证、银付、现付； c.所属时间及起止日期：填写本记帐凭证内第一张凭证的日期和最后一张凭证的日期； d.凭证张数：填写本记帐凭证内凭证张数； e.本期凭证册数或装订册次：填写本记帐凭证本月总册数的第几本凭证； f.备注/附件：注明附件的种类，以及张数； g.装订人或经手人、会计主管：相关人员签字或盖章； h.卷骨项目：填写年、月、凭证号、凭证属本月册数、及本月凭证总册数； 4.5.2会计档案案卷封面 装订人在封面空白内注明公司全称及帐簿名称、册数； 浙江绿城房地产开发有限责任公司 财务管理体系工作规程 文件编号：GT/FC●08●01 页码：第3页 共5页 财务档案管理工作规程 修改状态：A/0 b.