如何有效的主持会议.docVIP

PAGE 1 如何有效的主持会议 第一讲 会议的目的 【本讲重点】 1.避免不必要的会议 2.明确会议的目的 3.计算会议的成本 4.避免参会者的不满? 作为一名中级管理者，除了通常的管理工作外，召开会议以卓有成效地传达信息，寻找解决问题的方法也应成为分内的职责。有效会议的前提是会议主持者首先要明确会议的目的，才能更有效地避免无用的会议。? 避免不必要的会议? 1.不必要的会议特征 在学习主持会议技巧之前，管理者首先要正确地区分需要和不需要召开的会议。做到有选择地开会，这样才会赢得下属的尊重。 ? 2.开会之前需考虑的问题 很多时候，初级的中层经理常常希望所有的下属都能有机会听自己发言，希望将自己的思想和理念都充分地传达给下属。开会是达到这一目的的一种有效途径，因此，很多中层经理经常召集员工开会。 要竭尽最大可能地减少开会次数，并使每次会议都达到应有的目的，在准备召集开会之前，基层经理需要考虑以下问题： 3.会议的目标是否明确 作为基层经理，准备召集会议时，首先要考虑会议的目的是否明确。明确会议的目的之后，管理者需要提前通知参会者。如果参会者在参加会议之前，并不知道会议的目的，在会议上就会毫无准备，或准备得没有针对性，从而造成了会议的低效率。? 4.会议的召开时间是否合适 明确会议目标之后，管理者需要确定合适的开会时间。所谓合适的时间，不仅仅是针对举办者合适，而且对于每一位参与者来说，时间也都应是合适的。? 【案例】 北京某公司有位家在台湾的经理，该经理一个人在北京工作，家人全部在台湾。有一次该经理安排一个会议，时间定在中秋节的晚上，因为他一个人在北京，中秋节的晚上也没什么事情。会议的内容是组织员工一起讨论销售业绩和改进的方法，会后还请参会者吃饭。 虽然该经理最后还请大家吃了饭，但是参会者仍感到并不舒服。在中秋节的晚上，员工们都想充分地利用这个难得的机会与家人团聚。该经理选择的会议时间只是适合自己，而丝毫没有考虑到员工们的实际需求。? 【自检】 某公司经理在中午下班前5分钟，召集部门下属开会，会议时间一直持续了半个多小时。这时候，大家都早已经饥肠辘辘，那么该经理会有效地传达理念，会议能召开的高效吗？请你分析这一会议的时间选择将会给会议造成什么影响？ @___________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 见参考答案1－1 ? 5.是否可以通过其它方式来达到会议的目的 采用其它方法，来替代会议解决问题是中层管理者进行会议准备之前需要考虑的第三个问题。往往很多事情并不一定非得需要通过会议来解决。 采用其它方法不仅可以达到目的，甚至还可以节省时间，提高解决问题的效率。其它的方法有：可以给每位员工发放简单的通知、专门为某位员工写便条、或拟出通告贴在公共场所。此外，还可以通过发电子邮件、打电话等方式也都能妥善地解决问题。? 6.参会者的必要性 在拟出参会者名单之前，管理者需要考虑，名单上的每一位员工是否都与本次会议相关，是否每一位参会者都是必要的。如果会议中有很多与会议无关的人员，这不仅会影响会议的进行和有关人员的心态，即便是会议的无关人员也会不舒服。如果无关人员提出了与会无关的问题，不仅会毫无价值地白白耽误本次会议的时间，还会影响有关人员的心态，耗费有关人员的精力。此外，由于无关人员参加与己无关的会议，还有可能引起同事间胡乱的猜测，容易引起流言，因此，让与会无关的人员参加没有必要的会议并不是件好事。 会议的目的? 很多主管或基层经理认为会议是其工作的一部分，因此常常容易在行动上表现为该开会的要开，不该开的会也总想方设法地开。实际上，这样会带来一些负面影响。? 1.明确会议目的的重要性 在实际的工作中，明确召开会议的目的对于中级管理人员来说，是一件非常重要的事情。一位主管是否真能令人信服，以及给上司留下怎样的印象，很多时候都取决于管理者的“曝光”。 会议实际上恰好是曝光的一个场景，中层管理者如果在众人面前表现得管理能力很弱、没有头绪，那么就根本没有能力控制会议，不仅上司，下属也不会认同管理者的领导能力；如果管理者的会议控制能力很强，善于召开高效率的会议时，下属尊敬其领导能力的同时，更高层的领导也会对他给予提升和重用。因此，主持会议的技巧将会影响到中层管理者未来事业的发展。? 【自检】 请你阅读以下案例，并说明为什么开会时参会者会睡觉。 主管：有关送货的问题呢，我们说到这儿。还有就是上次会议中我们谈到但没有解决的问题，那就是和