公文制作操作与安装手册-中华科技大学.doc

中華技術學院 漢龍公文製作系統操作手冊2003.7 PAGE 19 PAGE 2 漢龍資訊科技 系統開發 TEL 02漢龍資訊科技股份有限公 漢龍資訊科技股份有限公司 電子公文流程手冊 公文製作操作與安裝手冊 公文製作操作與安裝手冊 漢龍資訊科技股份有限公司 系統開發 台南總公司：710台南縣永康市中華路1-54號10樓 TEL：(06)313-6588 FAX：(06)311-7130 台北分公司：115台北市南港區園區街3-2號5樓之3 TEL：02真：02 中華民國九十二年七月 目錄 TOC \o 1-4 \h \z 第一部份　公文來文簽收 2 1-1登入系統 2 1-2公文簽收（收文） 3 1-3線上稽催 4 第二部分　公文製作 5 2-1公文製作 5 2-2公文暫存 7 2-3夾帶電子附件 7 2-4列印公文（紙本公文傳遞） 9 第三部分　公文流程 10 3-1公文追蹤 10 3-3公文經手 10 3-3公文流程傳遞 11 3-4預設流程 12 3-5簽核意見登打與列印 13 第四部份　其他功能 14 4-1代理人 14 4-2自訂發文群組 14 4-3常用字集設定 15 第五部份　安裝公文製作程式 16 5-1 安裝公文製作程式 16 5-2 設定IE 18 5-3 調整Microsoft Word 巨集安全性 19 第一部份　公文來文簽收 1-1登入系統 1-1-1 點選桌面上的【 DOCVARIABLE SysName2 漢龍電子公文製作】即可進入文稿製作系統。或執行【程式集】的【漢龍電子公文製作】亦可。 1-1-2 當進入【漢龍電子公文製作】時，畫面會出現一個系統登入視窗。 1-1-3 依據您所屬單位的不同，給予登入帳號與登入密碼後， 按下【登入系統】按鈕即可。 登打帳號及密碼進入系統 註解 承辦人員請熟記個人的登入帳號、密碼。 若按下【放棄登入】按鈕會關閉此登入視窗，此時若要再重新登入，必須執行瀏覽器的【重新整理】功能。（【重新整理】如：圖示。） (確認登入帳號無誤) 1-1-4 登入後的主要操作畫面。左邊區塊標示出【登入的承辦人員名稱】，以及【功能區】；中間區塊是【個人行事曆】。右邊區塊為【公佈最新消息區】 註解 系統首次登入時可能需要等待一段時間，原因為須本機端初始化元件。 (登出系統) 1-1-5 當結束作業時，必須登出此系統，請點選【流程簽核／登出系統】，（如圖示） ！！此時會詢問您是否確定要登出，按下是即可正確地登出此系統。 1-2公文簽收（收文） 1-2- 按下功能區中的【收件匣】後，右側區域顯示尚未簽收之公文(外來文)。承辦人員可先點選【創稿文號】（如圖）預覽，確認是否為承辦公文。 1-2-2 點選【創稿文號】（如圖）。 1-2-3（1）若確定欲簽收之公文： 請將選擇之公文勾選 按下【公文簽收】按鍵 （如圖示）後，出現如右圖。 1-2-3 （2）若確定欲退文改分之公文： 請將選擇之公文勾選 按下【退文/改分】按鍵（如圖示）即可。 1-3線上稽催 1-3 「線上稽催」於使用者登入系統，自動顯示跳出警示視窗。 若系統登入後，查詢「線上稽催」資訊如下： 點選左列功能列 【其他】→【最新消息】 第二部分　公文製作 2-1公文製作 2- 登入公文製作系統： 按下功能區中的【公文製作】後，右側出現所有可供使用的公文製作，其中可為製作格式的計有各類發文用文稿【函、書函、公告、令、開會通知單】與【簽】（自創簽）。 2-1-2 選取發文機關全銜 「正本」：可利用「輸入關鍵字」後，點選，尋找正確全銜之機關單位名稱。 「副本」：可直接點選點選，尋找內部單位 可拉動右側之捲軸往下可見到其他欄位 (3)(1)(4)(2) (3) (1) (4) (2) 註解： 有箭頭符號的欄位為選取式，如速別等。 其他無箭頭之欄位為一般式，須自行鍵入資料。 註解： 欄位輸入機關單位的關鍵字後，點選按鈕，即可出現根據關鍵字搜尋到的所有機關。 2-1-3 於「副本」處，點選 出現如右圖畫面 左邊框：列出【內部單位】，可直接選取單位，依據是否夾帶附件，進行選取至右邊框。 選取後，按「確定」 2-1-4 當輸入公文內容時，提供一個鍵入全形標點符號與常用字集的快速 捷徑選單。首先將游標移到欲插入全形標點符號或常用字集位子， 點選，選擇一個適當的標點符號或字集後，便可插入。 完成公文內容