成教生学籍档案归档指导教程北京大学档案馆.ppt

1 北京大学档案馆 本科、成教生学籍档案归档 指导教程 2 系统培训摘要（目录） 登陆系统 录入案卷级题名和相应信息 导入学生数据 整理、编页 录入页码 打印 装订 入盒 归档 一、档案管理系统简介 二、档案管理系统的用途 三、操作顺序 四、常见错误 五、操作技巧 3 一、档案管理系统简介 北京大学档案管理系统是纸质文件的计算机管理 当我们的档案数量较多时，管理就会非常麻烦。怎样能够快速准确地的找到并很好地利用所需的档案，那就需要一个软件进行管理，也就是我们的档案管理系统。 4 二、档案管理系统的用途 联网储存 资源分类 检索信息 打印报表 电子资源利用（影音、图像、数字） 统计功能 5 三、操作顺序 登陆系统 录入案卷级题名和相应信息 导入学生数据 整理、编页 录入页码 打印封面、卷内目录、案卷目录、备考表 装订 入盒 归档 6 1、登 录 输入用户代号、用户密码（英文字母小写） 确定 7 进入操作界面 点击进入部门库中的学籍门类 部门库：将要移交的档案信息 汇总库：已经往年已经移交过的档案 临时库：所有毕业生的数据 2. 出现正在录入中的信息(分为案卷级和卷内) 案卷级：本卷的总体信息，包括专业名称和总页数等； 卷内：本卷中每个学生的详细信息，包括姓名、毕业证号等 进入后首先应该进行排序（在菜单栏的“记录”条目中） 案卷级中按档号排序 卷内按序号排序 8 2、录入案卷级信息 1.档号 2.责任者 3.题名 4.院系名称 5.专业名称 6.入校日期 7.离校日期 8. 学历 9.毕业\肄业 10.归档类型 11.保管期限 12.责任单位 13.归档单位 14.中文立卷人 15.检查人 1.档号：１XJD 单位代码 文件形成年度 - 顺序号。 例如历史学系2007届本科生：1XJD0212007-001 3.题名：可参考汇总库中往年档案题名 历史学系历史学专业2007届本科生学籍表成绩表00321043） 5. 专业名称：历史学 必须点击按钮 后输入专业的拼音简写“历史学”即“lsx” 录入完毕后“保存”退出修改界面 下页例图 首先，菜单栏下方的工具栏中点击 然后，录入以下信息 9 10 3、导入数据 录入好案卷级信息后，此时卷内无学生的数据，所以我们下一步 要进行导入数据。本科学生数据由我校教务部提供。 选择要导入数据的案卷条目（使其变蓝） 在菜单栏中的“工具”下的“数据接口” 选择“本科生数据库” “按专业组卷” “输入毕业年”及“专业名称”（方法和“录入案卷级信息时一样”） 出现起始档号，确认无错后 出现学生数据列表，仔细核对数据后，选择数据 . 下页是导入数据的详细过程图 11 过程图例 12 选择学生数据并汇总 选择的学生数据将被导入本专业中（最多约40名/卷） 导入的顺序是按照学号的顺序（如图） 如不按照学号的顺序，可以采用多次导入的方法 数据缺漏 13 核查卷内数据 补充数据 手工录入数据 再次导入数据 重复进行一遍操 作（如图） 14 选择好需补充的学生数据后汇总 15 刷新卷内数据，刚补充的新数据就会出现 下一步将卷内每位学生的起始页码录入系统内 首先，点击工具栏中的“修改” 16 4、整理、编页码 根据导入数据顺序将实物档案整理排序完毕，用铅笔在有效页面顺序编写页码； 凡有文字的页面都需用铅笔编写页号。正面写在右下脚距边2cm处，背面写在左下脚距边2cm处。其中以个人为单位立卷的，应在第一页页号之前加本卷总页数。例如：9-1，9为总页数（总页数用不褪色的黑色、兰黑色墨水书写），1为第1页。 17 页码的录入有两种方法 直接在每个学生的信息内录入，保存后进入下一个学生信息，以此类推 在在网格状态下录入，则更为快捷 5、录入页码 18 页次栏中，录入—保存（最后一条数据需录入起止页码） 19 6、打印 打印卷内目录 在菜单栏中选择卷内文件目录（A4） 选择全部记录——预览——打印 20 确认无误后，打印 21 打印封面 菜单栏中选择案卷封面（A3） 选择当前记录 ——预览——打印 22 确认无误后打印 23 打印备考表 在菜单栏中的“工具”中“打印备考表” 填写档号范围——整理人——检查人——归档时间 打印备考表 24 7、装订 去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物； 按照封面、卷内材料、封底顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左、下方对齐，用不锈钢钉或是线装订。 25 8、入盒 将装订完毕的学籍档案按照档号顺序装入档案馆统一提供