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电子文件管理规定 编号：XXX-ZH-002 版次：C/0 页码：第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 2 页 目的 适应信息化建设的需要，规范公司在各项工作过程中所产生电子文件与电子档案的管理工作，保障 电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。 范围 适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件与电子档案管理。 职责 网络管理员负责信息化管理平台电子文件的上传及监督； 体系专员负责公司内部体系文件书面化与电子化的一致性工作及信息化管理平台受控电子文件的维护更新； 电子文件形成部门指定文件管理员负责本部门电子文件及档案管理； 综合管理部负责对各部门的电子文件及电子档案的建立、存储、文件类别的使用状况进行监督与管理。 定义 电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件； 电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 程序 电子文件管理要求 各部门将编审批的纸面文件及电子版文件一并交由体系专员，体系专员对其一致性进行审核。一致后保存纸面文件，将电子版文件上传信息化管理平台制定版块； 编审批的技术文件纸面原稿及电子版文件由文件控制员负责审核、校对和上传； 文件管理员可浏览信息化管理平台中最新的体系文件及管理文件，电子版文件只许在线浏览，如有需求可向综合管理部申请借阅，禁止修改、拷贝、打印，禁止传阅他人，禁止保存在电脑中； 部门员工可到文件管理员处提交申请，由文件管理员下发书面版的管理文件及体系文件； 各部门体系文件及管理文件如需更新，可填写《文件更改申请表》并提交到体系专员处，体系专员核对其有效性方可修改，体系文件经编审批流程后，交由网络管理员，统一更新。 信息化管理平台质量手册、程序文件的控制 电子文件不违背《文件控制程序》、《质量记录控制程序》、《技术文件管理规定》要求，其编审批以“纸质文件为主、电子文件为辅”的原则； 质量体系文件和资料、质量记录样式均以信息化管理平台中“CE质量管理体系文件”为有效受控版本，其他部门电脑中复制的文件和记录表样均为非受控版本，不得在体系运行中使用。如需要，必须经综合管理部确认同意，管理者代表批准，印制纸质文件，并加盖受控印章后下发到使用部门和人员。 电子文件的发放和回收 电子文件由体系专员上传信息化管理平台发放，电子文件需为不可编辑模式，并加盖红色“受控文件”章； 电子文件上传信息化管理平台后，在企业公告区发布文件更新通知，公告各部门，各部门负责人必须在24小时之内跟帖回复,以确保本部门知晓电子文件的发放及更新。 各部门负责人的回复作为电子文件收发登记记录，由网络管理员负责维护，不得随意删除。 电子文件不允许自行进行更改，必须由编制单位提请《文件更改申请单》报综合管理部审核、管理者代表批准后，由综合管理部进行整体更改。 电子文件有效性由文件发放部门对文件的有效性进行检查，并填写《文件检查表》。 各部门上传信息化管理平台的外来文件由综合管理部体系专员负责进行整理和编号，必要时打印纸质版本文件，以备参考翻阅。 电脑中电子文件管理要求 电脑中与质量管理体系相关的所有文件夹和文件名称的命名应采用实名、全称或简称的方式，避免采用数字、字母代号和个性化的名称；以防止文件和资料的混乱、丢失和无意中删除； 对于保密和未经授权不得阅读的文件和资料，必须进行文档加密和标识； 对于重要文件和资料可设置为“只读”属性，以避免无意中被修改； 对一些保密的电子文件要进行加密处理。 电子档案管理要求 具体参照《档案管理规定》。 流程 无 相关文件 文件控制程序 QGD-CX-4.1 质量记录控制程序 QGD-CX-4.2 技术文件管理规定 QGD-JS-001 档案管理规定 QGD-ZH-001 相关记录 8.1 文件检查表 QGD-JL-ZH002-01 编制 审核 批准