Word文档高级编排.pptVIP

任务五 应用样式 一、样式的分类 二、创建和应用样式 三、修改和清除样式 样式是一系列格式的集合，它是Word中最强有力的工具之一，使用它可以快速统一或更新文档的格式。例如，一旦修改了某个样式，所有应用该样式的内容格式会自动更新。同时，利用样式还可辅助提取目录。 一、样式的分类 在Word 2007中，样式有三类，一类是段落样式，一类是字符样式，还有一类是链接段落和字符样式。 字符样式只包含字符格式，如字体、字号、字形等，用来控制字符的外观。要应用字符样式，需要先选中要应用样式的文本。 段落样式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用来控制段落的外观。当需要对一个段落应用段落样式时，只需将插入点置于该段落中即可。用户可以对一段文本应用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。 链接段落和字符样式，这类样式包含了字符格式和段落格式设置，它既可用于段落，也可用于选定字符。 二、创建和应用样式 在Word 2007中，系统为用户提供了多种内置样式，如“正文”、“标题1”、“标题2”和“标题3”等，用户在编排文档时可直接套用这些样式，也可以根据需要创建或修改样式。 应用系统内置的样式 创建（自定义）样式 应用自定义样式 三、修改和清除样式 在列表中选择“删除XXX”，会将所选样式删除（但不能删除系统内置的样式）；选择“清除X个实例的格式”，会将应用该样式的文本或段落的格式清除；选择“选择所有X个实例”选项，可选中文档中应用该样式的所有文本。其中，清除样式和删除样式后，所有应用该样式的文本将应用正文样式 修改样式 任务实施——设置故事文档格式 先对段落应用系统内置标题样式，然后修改系统副标题和正文样式。 其他故事也应用”标题”样式 应用于第2段的“张博” 修改后的文本样式 任务六 审阅文档 一、为文档添加批注 二、修订文档 Word 2007提供了审阅文档的功能，它主要包括两方面，一是文档审阅者可通过为文档添加批注的方式，对文档的某些内容提供自己的看法和建议，而文档原作者可据此决定是否修改文档；二是文档审阅者在文档修订模式下修改原文档，而文档作者可决定是拒绝还是接受修订。 利用Word中的批注功能，审阅者可以方便地在文档中插入对某些内容的说明或建议。同时，Word 2007还可以不同的底纹颜色和用户名称对不同审阅者的批注加以区别。 一、为文档添加批注 如果多人用同一台电脑为文档添加批注，为标识批注者的身份，可设置Office用户名称。批注者名称默认为安装Office软件时注册的用户名 为文档添加批注 选中要添加批注的文字，或直接将插入点置于要添加批注的地方 查看批注 删除批注 二、修订文档 使用Word 2007的文档修订功能可以突出显示审阅者对文档所做的修改，而文档创建者可以选择接受或拒绝审阅者对文档进行的修改。 修订文档 查看修订内容 接受某处修订 单击““拒绝”按钮，可拒绝修订，并且插入点移至下一处修订 接受所有修订 拒绝所有修订 任务实施——审阅学习指导说明文档 打开文档，进入修订状态，阅读文档并进行修订操作，然后相应地接受或拒绝修订。 修订后的文档效果 任务七 应用邮件合并 一、创建主文档 二、创建数据源 三、邮件合并 在日常办公事务处理中，经常会遇到把一些内容相同的公文、信件或通知发送给不同的地址、单位或个人，这时我们就可以利用Word中的“邮件合并”功能来方便地解决这个问题。 执行邮件合并操作时涉及两个文档，主文档文件和数据源文件。主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即信函中通用的部分。数据源文件主要用于保存联系人的相关信息。 在执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，然后将它们关联起来，也就是标识数据源文件中的信息在文档的什么位置出现。完成后“合并”这两个文档，就可以为每个收件人创建邮件。 一、创建主文档 创建主文档的方法与创建普通文档相同。用户还可对其页面和字符等格式进行设置。 二、创建数据源 用户可以在邮件合并中使用多种格式的数据源，如Microsoft Outlook联系人列表，Access数据库，或Word文档等。下面以一个现成的Excel数据源为例进行介绍。 三、邮件合并 数据源和主文档都创建好了，接下来就可以进行邮件合并。 打开主文档 选择数据源 插入各域 Word将根据设置自动合并文档并将全部记录存放到一个新文档中，合并完成的文档的份数取决于