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秘书 国家职业资格培训教程 会议管理 会前筹备 一、会议筹备方案 ㈠相关知识 1.内容 ①确定会议的主题与议题 会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。议题是对主题的细化 确定会议主题的三要素：一、切实的依据 二、结合单位实际 三、明确目的 ②确定会议的名称 ③确定会议的议程 确定会议的主持人、发言人、讨论题目、讨论方式、以及安排主要领导做会议总结。 ④确定会议的时间和地点 会议时间包括实际进行时间和休会时间。 最佳时间要考虑主要领导可不可以出席。 要尽量开短会。 会议的地点要：会场大小、地点。环境、交通、设施都适中或者方便。 ⑤确定会议所需的设备和工具 ⑥确定会议文件的范围，以及做好文件的印制和复制工作。 ⑦确定与会代表都是谁 ⑧确定会议经费预算 ⑨确定会议住宿和饮食 ⑩确定会议的筹备机构 2.作用 草拟出完善的会议筹备方案是会议工作的基础。它的作用有以下三点： ①确保会议的周密组织 会议筹备方案详细制定了会议的议程表和工作制度，细化了每个人的工作自责、任务，推动各项小组筹备工作的有序进行。 ②服务、沟通方面。确保会议服务质量和沟通协调到位 会议筹备人员积极发挥综合协调、承上启下的作用。做到了上情下达、下情上传 ③确保领导意图可以贯彻执行 方案可以使领导更好地了解会议的筹备方案。 3.电话会议 定义：是利用程控电话的“会议功能”召集不同地点的人举行会议。 电话会议适