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★精品文档★ 2016全新精品资料-全新公文范文-全程指导写作 –独家原创 PAGE1 / NUMPAGES1 会议策划方案流程 会议策划不是简单的PPT的堆砌，而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性;一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。 一、会议前准备工作 1、会前所需准备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅(一般由会议承办宾馆制作)、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。 2、会前准备工作流程 2.1、会议的计划： (1)确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。 (2)确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。 (3)决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。 2.2、 确定会议日程。 编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。 (1)议程表。 将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。 (2)日程表与作息时间表。 会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。 2.3、 会议成本预算。 会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。 2.4、 准备会议资料。 (1)开幕词、工作报告、发言稿等 (2)会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。 2.5、 发送会议通知及接受回执。 (1)会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、书面通知等方式通知。 外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。 会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。 (2)回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知时应提前7天以上并附回执。 回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。 2.6、 会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具体要求如下： (1) 会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与人数相适应。 按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。 (2) 主席台席位。 第一排的正中为首席.其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低.前排为主。 后排为次，其他的依次类推。 在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。 (3)会场设施。 会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。 仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。 2.7、 其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。 会场外应有医护人员值班。 同时应准备接送车辆。 会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。 重要会议应有安全保卫人员和保密措施。 会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资料、纪念品等，必须提前做好准备。 二、会议期间工作 1、会议期间需准备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。 2、会议期间的工作流程 2.1、 在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。 2.2、 做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。 协助分发会会议礼品及房间派送水果等会务工作。 确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 2.3、 会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机一一检视无误。 检查会议所需资料是否完备。 2.4、 会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。 2.5、专人负责会场的协调事务工作(包括投影仪的准备、饮水的准备、礼金的发放以及会