从信息化管控角度谈事业单位的固定资产管理.docVIP

PAGE PAGE 1 从信息化管控角度谈事业单位的固定资产管理 　　【摘要】固定资产管理在事业单位财务管理中非常重要，对于促进事业发展和单位科研能力起着重要作用。通过不断强化固定资产的信息化管理，有利于充分发挥资产使用效率，也有利于资产通过电子化信息平台简化资产登记、入库、维护和使用随查等多方面效用。以高效科技化办公替代原有低效率的传统手工录入、统计模式。基于此点，文章仅从固定资产信息化建设效益、实施内容和强化固定资产管理等几方面进行论述。 　　【关键词】事业单位固定资产信息化 　　随着行政事业单位的不断发展，所拥有的办公用房、公务用车、办公设备和专用物资等固定资产明显增多，而且固定资产的类别也越分越细。大部分的固定资产是由财政拨款购置的，是单位开展行政及科研业务的重要物资基础，资产占有比重是单位财务比重中的重头。同时，因固定资产种类繁多，购置时间分散，在管理领域容易导致重财轻物、账物不符、纰漏虚化及新旧不清等情况的出现，如果不能得到科学、有序、规范的管理，很有可能造成固定资产流失现象。 　　进入社会发展的新时期以来，行政事业单位都更为重视对经费利用和物资使用方面，对大项经费、大笔采购的工作在程序上要求更规范，更注重使用效益。同时，随着固定资产的不断增多和使用率的大幅提高，使其在管理上容易出现忽视的较薄弱环节。如何让单位所拥有的固定资产在事业发展中发挥最大效用，如何进行科学化、规范化的固定资产管理，一直是摆在管理者面前的一项重要课题。 　　当今社会已经步入信息化时代，以信息创新技术方式介入各行各业进行管理的例子比比皆是，信息化建设已经成为当前及未来创新管理的一种趋势。相对于立卡登记、实物标签和人工列表等陈旧固定资产管理手段，新型信息化技术对固定资产管理可以进行转向性的优化变革，例如动态抽查、分类入库、自动统计、自动折旧和报表合成等方面，是以往传统管理方式难以比拟的。 　　一、事业单位固定资产的信息化建设实践 　　（一）强化管理认识，突出责任意识 　　具备好的管理意识和责任制度是实施固定资产信息化建设的先决条件。固定资产在国有资产中比例较大，固定资产必定涉及到人，涉及到管理人和使用人相协调，应形成自内而外、集体参与、全员管理的良好局面，把对固定资产管理的重视度提高到等同于资金管理的高度。必须平衡购置、管理、派发及报废等各项管理的注意力，避免“先买再说，先用再说”的固定资产管理和使用误区。 　　（二）固定资产电子信息系统的特征 　　固定资产信息系统是财务信息化的一个重要组成部分，主要有以下几方面特征： 　　1.量数据必须长期保存。固定资产的卡片归类于电子化，反映各项固定资产的信息项目和功能，便于管理者随时掌握。保留必要的审计核算数据，详实记录并保存好资产从预算、购置、使用和报废的各类基础数据是系统功能的首要特点。 　　2.处理的频率低，并且处理方式单一。在系统初始设置完成的前提下，日常处理中只需要输入极少的单元物体变动数据、每季度定时提折旧和输出报表，每年按时完成基础统计数据及分析报告即可，此特点略有不同于各类复杂的财务预核算系统，数据的处理较为容易。 　　3.综合查询功能要求。固定资产的管理业务很大一块范畴就是便于查询，次需求是建立在大量的基础数据和统计数据的基础上完成的，其查询功能不仅单单存在于一个系统中，还必须与单位会计系统、资金管理、决算数据相匹配，便于此类经费使用情况跟踪审核。 　　（三）电子信息平台建设成果 　　1.在规范固定资产卡片基础资料的前提下，查询更为方便快捷。原有纸介质卡片查询硬件简陋，不便存放，资料不全，容易出现卡账不符的情况。通过信息化规范后，在使用管理中能大幅账卡比对率，卡片的基础数据可以呈几倍增长，且使用效率会大幅提高，在理论上可以做到无限期保存。通过系统功能设置和查询方案设置，以关键字查询基础信息及各类统计信息，成为数据查询的举手之劳，也可以在资产管理的新增、变更、调制等基础操作中进行及时修改。 　　2.保证了准确的折旧。资产作为固态物体，必定会存在折旧现象。信息化建设最大的好处就在于按单张卡片提取折旧，从而保证了固定资产折旧的准备性。原来按固定资产类别分类提取折旧模式，由于卡片量大，无法区分某一类别中是否有超期服役的固定资产卡片，信息化建设以后，对于超过计提折旧年限的卡片，系统会自动过滤掉，不再参与折旧计算。 　　3.节约了手工操作，注重时效性管理。在日与俱增的固定资产堆积前提中，面临成百上千的资产卡片，可以通过信息化归拢、分块整合数据，既可量化管理，又可细化管理，以计算机及系统的计算功能为辅助，瞬间完成数据报表的计算，并非常容易生成各个分类相明细和报表，手工操作的复杂程序可以大幅省略。 　　二、固定资产信息化内容 　　固定资产信息化是以实物管理为基础，以SQLServer2003/20