公文处理实施办法.docxVIP

公文處理實施辦法 五十六年八月一日行政會議頒訂 八十九年七月卄四日行政會議修訂 一、宗旨：為有效處理本校公文，管制公文流程，提高公文品質，建立文書作業制度， 俾各單位知所遵循，進而提升行政效率，特制定本辦法O 文書處理範圍 (一)分層負責 (四)轉理文稿 (七)印 章 (十)處理期限 (二)業務會報 (五)會辦協調 (八)檔案管理 (十一)公文查詢 (三)公文收發 (六)繕 校 (九)公文保管 三、文書處理程序： (一) 收文處理 (二)文書核擬 (三)發文處理 (四)公文處理流程： 1 9 1 6 1 3 1 0 7 4 1 ? 退 ? 校 對 ? 槁 ? 擬 稿 ? 會 簽 ? 分 文 ? 收 文 2 0 1 7 1 4 1 1 8 5 2 ? 歸 檔 ? 用 印 ? 判 行 ? 會 槁 ? 陳 核 ? 交 辦 ? 送 閱 1 8 1 5 1 2 9 6 3 ? 發 文 ? 繕 卡咼 ? 関 槁 ? 批 不 ? 擬 辦 ■ 電 腦 編 碼 、分層負責劃分： 第一層級(校長)負責處理之公文： 1? 本校重要政策及工作計畫之決定。 ? 擬訂法規重要原則之指示及標準。 ? 重要案件處理辦法之決定。 ? 重要文稿及對外行文文稿之核判。 第二層級(一級主管)負責處理之公文： ? 各種政策方案計畫報告法規等之核擬交辦及要點之指示。 ? 重要案件處理辦法之擬定。 ? 次要案件處理辦法之決定。 ? 次要文稿之判行。 第三層級(二級主管)負責處理之公文： 1? 次要案件處理辦法之擬定。 ? 各種計畫報告法規之擬稿。 ? 各種文稿辦法之核呈、會稿及會簽。 承辦文件人員對於承辦案件除必須簽請核示之案件以外，一般案件應盡 量採用「簽稿並陳」方式，以減少周折節省時間。 、公文之收受由主辦收發人員統一辦理，其程序如左： 公文收進後除封面書明校長親(密)啟者，送由秘書室簽收呈閱外，應 一律拆封查點、經電腦編號、輸入各筆資料、列印「收發文總目錄」分 文。 公文附件應隨公文分送，但附件如現金、支票、匯票，抬頭為本校者應 先送由出納組簽收保管；其他物品送相關單位簽收。 附件如有遺漏、缺少或另寄未到者，受文單位原文應先登記掛號，隨即 通知原來文機關或個人補送。 凡外來文件，封面寫明中國技術學院，概由文書組拆封登記。 總務處文書組就所收到公文作收文登錄並分文各承辦單位是為「總收 發」。 一級單位指定專人負收發責任是為單位收發，單位收發須將收文交由二 級單位承辦人簽收並登錄於「中國技術學院公文處理簿」，依公文處理 流程辦理公文簽辦事宜。 公文承辦人於公文會簽陳核完畢應影印妥善保存隨時參閱，另以影本送 交會辦相關單位以為後續辦理依據。 、收文電腦掛號手續辦理完畢後，應即由主辦收文人員分送各主辦單位，其程序如 左： (一)按來文性質，分別於原來文註記承辦單位名稱，依「收發文總目錄」分別 送各單位簽收，教育部來文或有時間性，或案情急要重大者，應先提呈校 長核閱。 (一 一)來文性質屬於兩個單位以上主管業務者，應視其內容分送關係較多之承辦 單位，其無法確定主辦單位者，請示校長室指定承辦單位或人員後，再行 分送。 每日收到之公文，應於當日登記掛號，分送各承辦單位，如係急要文件， 應隨到隨送。 各單位承辦人員簽收公文後應隨即登入「中國技術學院公文處理簿」。 分送各單位之公文，如係誤分者，應即收文改送。 各單位已收公文經該單位主管核閱，認為須移送其他單位主辦者，應送校 長室裁定後移送。 、承辦文稿人員，應依案件之輕重緩急，普通或機密，逐件擬辦，其程序如左： (一)除案情重要之文件，先由各承辦單位主管簽具意見，經核定再行擬稿外， 凡特急或次要或普通例行案件，均可「簽稿併」。 (一 一)凡承辦人員簽具意見，應以「中國技術學院公文簽辦單」為之。 答覆或轉行來文者，應敘明來文機關之發文日期、字號，以便查考。 擬辦文稿應依「公文程式條例」規定，分段敘述，冠以數字；文字應力求 簡明，不得長篇累牘，重複敘述；如內容繁複者，應採列表說明方式，字 句務求清晰，如刪改過多，應由承辦人清稿後送判。 文稿擬就後，應分別性質，屬於機密者，用黃色卷宗，屬於特急及重要者， 用紅色卷宗，屬於普通者，用白色卷宗，逐級陳閱核判?，並分別於文稿上 端註明「機密」、「密」、「最速件」、「速件」、「普通件」等字樣。機要及「最 速件」，應由主管人員親自送核，以資保密迅速。 (六)各單位公文承辦人離職時，應將「中國技術學院公文處理簿」移交清楚， 經文書組証明後方得離職。 、公文之簽稿會辦，依左列規定辦理： (一)各單位承辦案件，如關係其他單位主管業務，或兩單位以上會辦之案件， 由某一單位主稿者，均應將所辦之簽稿分別送會。 (一 一)會簽案件，如僅屬知會其他單位性質者，即在原簽上註明「送會某單位」 經「中國技術學院公文簽辦