档案管理制度a0版.docVIP

制度名称 档案管理制度 颁布组织 黄山睿基新能源股份有限公司 文件编号 HSRJ-ZD-GMO-09 版本号 A0版 受控状态 内控 发布日期 2016年 月 日 执行日期 2016年 月 日 所属部门 总裁办公室 审核人 批准人 1.总则 为了规范公司档案管理工作，保证公司档案的完整性及保密性，结合公司的具体情况，特制定本制度。 2.适用范围 本制度适用于公司各类档案管理工作。 3.定义 档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 4.组织和权责 4.1 公司设立档案室，隶属于总裁办公室，负责公司档案的集中管理及制度执行及检查工作，并负责督促指导各部门档案管理。 4.2 公司各部门负责本部门的档案收集、整理，并按规定移交归档。 4.3 公司档案根据其重要性和保密程度实行二级管理，一级管理是指公司总裁办公室的统筹管理，二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 4.4 总裁办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 4.5 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 5.档案的内容 5.1 分类及编码规则 5.1.1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。 5.1.2公司档案分为以下九类： A、文书档案（WS）：外单位收文、外联公文、内部公文、年度工作计划总结、公司级会议纪要、党建、制度、规定、办法等。 B、证照档案(ZZ)：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等。 C、人事档案(RS)：个人人事档案（详见《人事管理制度》之“员工档案”规定）、综合人事档案（除个人人事档案以外其他人事档案）。 D、财务档案(CW)：会计凭证(F1)、账簿(F2)、报表(F3)、证件类（F4）、其他类（F5）。 E、经营档案（JY）：营销类、采购类、生产类、质量类、技术类。 F、项目档案（XM）：项目前期评审会议纪要、销售合同/技术协议及补充文件、设计图纸/技术文件、招投标文件、大宗物资的采购合同及重要补充文件、产品交付/安装/调试/验收凭证或报告、项目总结报告、售后运维资料等。 G、合同档案（HT）：除劳动类合同外的所有合同。 H、科技档案（KJ）：设备类、基建类、研发项目类等。 I、其他档案(QT)：声像资料（照片、底片、录音带、录像带等）、实物资料（奖牌、奖状、奖杯、锦旗、印模题词、题字等）、内刊、展会资料、VI资料等。 5.1.3 档案编码规则及保管期限 HSRJ.WS.0.2016-0001 当年同类同价值第一件 二〇一六年度 永久 文书档案 公司简称 归档时间按单份文件，以“件”为单位，保管期限分5类，分别为：永久（“0”表示）、15年（“15”表示）、10年（“10”表示）、5年（“5”表示）、3年（“3”表示）。 5.2 归档时间及要求 5.2.1 即时归档： 下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档： A、公司规定的密级文件； B、重要文件，如政府批文、核准文件等； C、公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料； D、其他认为需要即时归档的资料。 5.2.2 定期移交： 各部门管理的电子档案总目录应至少每月上旬和下旬各向档案室报备、更新一次，各类档案定期移交的时间节点要求如下： 序号 档案类别 归档时间 归档地点 归档要求 1 文书档案 翌年3月份之前 档案室 归档材料必须是原件（定稿）； 格式统一、文字/图样清晰、数量齐全、内容完整、装订整洁； 录像档案应注明标题、讲话人、录音时间、录制人、检查人等。 实物档案应保持其原貌，并附有简要的说明。 2 证照档案 即时归档 档案室 3 人事档案 即时归档 人事行政部 4 财务档案 翌年3月份之前 财务部 5 经营档案 翌年3月份之前 档案室 6 项目档案 项目验收后一个月内 档案室 7 合同档案 合同签订后三个工作日内 档案室 8 科技档案 设备类：即时归档 基建类：竣工验收合格后一个月内