行政总务手册.docVIP

行政事务流程指导手册 ——行政人事部 目的：指导员工正确处理各类行政事务 适用范围：行政人事部全体人员 要求和步骤： 行政部基本业务流程 为使行政人事部内部工作流程更加清晰顺畅，特制定此流程，并请行政部人员按本流程处理行政内部事务。 所有行政月报表或周报告，如社保报表、职员报表、考勤报表等工作报表，需由行政助理每月按时制定并更新或者根据实际情况进行更改，在限定时日内交由行政主任进行初步检查和审批。审批通过后，由行政主任上交至行政经理以最后审核和批准。 行政部内部加班与假期申请均由申请人员，填写相应申请报告后，交由行政主任处审批。行政主任定期把内部加班其假期统计情况向行政经理汇报。 行政部日常业务，一般性接听电话，安排酒店或用车等，行政助理可遵循谁人接收申请谁人直接处理的方式，但需告知行政主任其工作任务及安排情况。 行政部日常事务中，特殊性事务（处理时间超过三小时以上者或根据情况为部门重要工作任务者），需由行政经理交付任务于行政主任，再由行政主任作具体项目跟进与人员及时间安排。 电话接听及拔打操作流程 为了使公司电话接听拔打操作有规可循特制定本操作流程。 接听：当电话响起在电话不超过三声接则接起：“您好，易达“或 “易达， 您好，有什么可以帮到您？“，接听过程要求礼貌用语。 转接：经询问判断采用以下方式转接： A、对方只是推荐广告，如有需要则记录对方公司名称，经营范围及电话以备后用，否则稍作回答借此推掉。 B、对咨询合作方面则根据合作内容按分机号码转接相应部门 C、对方因工作关系或对方是职员家属则直接转接该职员。 C、对方公司客户则根据客户需求转相应负责部门。 D、对方找管理层人员则应先问清对方公司名称及本人姓名，询问管理层是否接听该客户或其它要求。 回接：当分机号码灯点闪烁或无人接听回响时则应按“*59”接回该电话。 并告诉对方当事人不在位置上请稍后打来。若是重要或紧急事件对方要求回复则应作基本记录，稍后用邮件或电话形式等方式直接转告当事人。 拔打：因工作关系需要拔打长途电话而又无相应权限的人员则由专员拔打电话： A、拔打长途电话应作咨询事因并记录好拔打方公司名称、号码及姓名。 B、继打多次无人接听应回复说明原因。 C、找到接话人员则告诉对方“我是东莞易达，**部门**人员因**事需找您，请稍后我转**人员）。 办公用品发放及申购工作程序 新员工入职用品发放：每当接到新员工入职则应立即发放基本用品（笔、 笔记本等）至该员工，作好登记由该员工签名。 内部人员办公用品领用：由行政部发放需要用品，但每次发放应注意用量而不准随意发放，然后填写办公用品领用表，由领用人员签名。 各部门办公用品申请购买，得填写物品请购单经部门主管批准后交由行政部，由行政部统一叫文具商送来。 内部管理层办公用品领用：由行政部发放用品，然后填写办公用品领用表并注明部门。 办公用品统计：每月行政部统计本月各部门办公用品发放情况并作分析。 根据当前办公用品数量及各部分用量而向文具商购买物品，在联系新文具商时就作下价格上的比较，老文具商可直接送来到时按已说好的付款方式进行结帐。 所有请购的办公用品都得有文具商所开具的发票，经对帐无误批准后才可结帐。 各类办公用品店的联系方式： 结算方式：月结 文件发放及修改流程 文件接收：当部门某文件需要发放其它部门使用时，由需发放部分编写该文件经批准后交由文控中心。 文件登记：文控中心接到该文件记下文件名称、编号、页数、接收时间及签收部门。 文件发放：文控中心先根据文件的性质进行“受控”，然后发放部门的要求进行文件发放并要求签收部门签收以确定收到该文件。 文件保存：部分发放的图纸文件只需按编号、名称、日期等按类保存原稿； 文件等要求电子档及文档保存一致；标准类文件、保密性文件或极其重要的文件进行服务器电子档及原稿文件进行保存。 文件修改：由需要修改部门填写“文件修改申请表”经批准后交由文控中心，文控中心根据申请表内容填写“文件更改单”经批准后发放各部门。 文件回收：当文件更新后，需收回原发放各部门的对应编号文件，并盖上“作废保留”，只需保留一份，其它的可作废纸利用或直接销毁。 酒店、车票、机票预计流程 酒店用餐预订：因工作需订酒店用餐的部门应提前把人数及基本标准告 诉行政部，由行政部根据部门的要求向相关酒店咨询并把相关信息反馈至申请部门。 在订酒店之前应根据当地情况及申请人员而订不同级别的酒店。 车票、机票预计：职员级人员因出差需预计车票、机票应向经其上级部门申请批准后才可向行政部说明预计时间，目的地，人数等相关信息。 行政部根据部门基本要求向相关旅行咨询时间及费用（打拆后的）作好详细记录，立即将相关情况说给相应部门以待确定