总经办文员的工作职责内容及附件.docVIP

总经办文员的工作职责内容 总经理办公室文员一职，定位于为公司总经理、总经办成员及各部门负责人服务的一个服务性岗位，工作内容围绕着为公司经营管理提供方便而设。具体工作职责内容制定如下： 1. 日常工作 1.1早上提前十分钟上班，帮忙打开陈总办公室的门、窗、电扇，并整理总经理办公桌及茶矶桌面的整洁。 1.2每日上班第一件事：写下当日的六点优先工作。 1.3每日中午13点之前，将总经理所需的报刊陈列好。（需求报刊：义乌商报、大圣期刊、中外玩具制造、玩具世界、中国玩具、世界经理人、财务总监、浙商、亚洲周刊、福布斯、魔术与杂技、新材料产业） 1.4收到前台转交的报刊、信件，第一时间作处理；如果是期刊杂志则要在“书报管理”的“图书入库”上及时登记入库，按所需部门下发；接收到的传真及时转交相关部门人员（或交上级主管处理）。书刊杂志的传阅、借阅工作请详细参阅附件一“总经办图书借阅、传阅制度”进行。 1.5平时备好办公室招待糖果。有客人拜访时，及时做好招待工作。 1.6及时使用公司短信平台，如遇传统节假日及时向员工发送。 1.7外部事务的电话联系工作（住宿、车票等预订）。 1.8每周一周会前半小时，准备好会议使用视频用具。 1.9保证赠送礼品（自产玩具礼品）的临时配备（高、低二种类）。 2. 业务工作 2.1公司下发的文件、制度等资料，按部门、种类作档案管理，做到备案登记、保管有序、查阅方便、保密安全。总经理办公室的相关资料、档案、杂志每周作一次清理、归集。 2.2总经办相关文件、制度的起草、发布、备案手续完整。 2.3对于合同、协议等时效性文件，做好时间期限记录表，每月初提报主管。 2.4协助总经办做好绩效考核的验证工作。详情参阅附件二。 2.5完成每月《大圣期刊》的征稿、编辑等工作，确保按期发行。详情参阅附件三。 2.6大圣OA系统的管理。要求时刻关注公司动态，及时更新，做到信息共享。每日进行查看相关信息，重要问题及时反馈上级领导。 2.7协助主管对各部门计划工作完成情况进行跟踪，并及时反馈。 2.8对工作中遇到的问题做到主动沟通、反映；注重基层员工的工作、心态、意见收集。 2.9领导临时交待的任务及时执行。 3.0对行业及管理类知识的不断学习，做到每月至少看五本书刊，对重要文章进行摘录。 3.1文秘知识的持续学习。 苏莹莹 07/8/28 附件一： 总经办图书借阅、传阅制度 为营造良好学习氛围，提升员工整体文化素养，创建学习型企业，提高图书的使用效率、规范图书管理，特制定本制度。 一、借阅制度。 ㈠、总经办所有图书（包括公司订阅的期刊、杂志）由指定的图书管理员负责管理。所有图书编号登记入册，编制目录在公司OA系统的公告栏上进行公告，供公司在职员工查阅。 ㈡、公司所有图书借阅者仅限公司在职员工，概不外借。 ㈢、借阅要求：书籍每人一次限借1本，借期为两周。如若未阅读完，经图书管理员同意后可续借一周；期刊、杂志每人一次限借3本，借期为一周。以上所有图书逾期不还者，每天罚款1元。 ㈣、借阅时间：每周一至周六上午。 ㈤、借阅办法：员工根据图书管理员公告的图书目录选定图书，，写明所借书名、编号、借阅人员姓名，以书面形式交给管理员，届时签字登记借阅。 ㈥、员工在借阅过程中，应妥善保管、爱护图书，不得在书中批改、圈点、划线、折页、污渍、损坏。如有上述情况发生，照价赔偿。 ㈦、图书借出时，应当面检查，如发现有上述情况，应立即向管理员声明，否则由读者个人负责。 ㈧、凡遗失图书者，照价赔偿。 ㈨、调离公司的员工必须先还清图书，方可办理调离手续。 ㈩、总经办图书管理员：苏莹莹。 二、传阅制度 对于每月新到期刊、杂志，由图书管理员填写联系单后（注名是否需要归还），送至相关部门传阅，主管收到时要在联系单上签字接收。对于注明需要归还的期刊、杂志，自主管收到时记起，三日内务必准时归还总经办，由管理员转其他部门继续传阅。 苏莹莹 07/8/28 附件二： 绩效考核验证工作 定性考核 每月3号前，提供各部门下属对主管满意度调查统计数据。 统计方法：发放“下属对主管满意度调查表”到各部门成员手中（注：此表在“我的文档—工作资料—考核验证—定性考核”中），按要求填写后统一收回。回收方式调查表上已有注明。终端部的调查表采用电子档的形式发送给相关人员填写。分数的统计要求去掉一个最高分和一个对低分后求平均值，统一汇总到“下属对主管满意度调查汇总表”中（注：此表位置相同），上交给朱助理。 定量考核 每月12号前，要完成对管理部、研发部、外贸部三个部门的考核验证，14号前要完成对财务部的考核验证。具体要验证的内容参见表格。