行政部职责范围.docVIP

5. 公司各部门岗位职责 5.1. 行政部 5.1.1.职责范围 A. 文秘工作 （1）负责起草行政工作计划、报告等文件，拟制、修订公司有关管理制度，报公司领导审定。 （2）掌握公司印章、营业执照的使用，办理公司介绍信和各部门印章、印件的刻制、登记工作。 （3）负责公司文件的打印和行政公文的呈传催办工作，办理员工名片印刷。 （4）统一管理公司重要契约、文件和合同等资料的法律手续与档案归集管理。 （5）负责公司的公文管理，建立统一的发文登记编号系统。 （6）负责公司报纸、杂志订阅和信件收发工作。 （7）负责公司电脑机、复印机、传真机的购置、安装、使用和管理。 B. 行政工作 （1）负责公司办公、生活用房的管理与租赁签约工作，负责公司办公室和宿舍的分配和调整，以及相关设施、设备的购置、安装、维修。 （2）负责拟订公司行政办公、员工生活、文化娱乐所需设备、物品、用具的计划，并负责申报和购置。认真坚持精打细算节约开支的原则，实行验收、建帐、登记制度，杜绝浪费。 （3）负责向财务部报送行政管理费用计划，审批各部门、各地盘的行政费用开支报销。 （4）办好食堂。管理宿舍和内都招待所，负责公司办公宰、食堂、宿舍的安全保卫工作。 （5）负责公司汽车、助动车、自行车等车辆管理和调度、办理各种与车辆有关的费用上缴及车辆维修、安全事故处理等工作。 （6）会同财务部对公司固定资产进行有效管理。 （7）与有关部门配合，搞好员工的生活福利和康乐话功，按公司规定协助组织好员工参观、游览等活动。 （8）负责安排节假日公司值班，保持不间断对内、对外的联络。 C. 公关接待 （1）负责接待来宾和接待室、会议室的管理工作，维护好公司写字楼门厅秩序，保持其卫生整洁。 （2）负责公司挂历、贺年卡和小礼品等宣传用品的使用计划、报批、订购和发放、保管。 （3）负责公司大型活动的筹备安排，组织实施。 （4）负责员工上缴收受礼品的保管和处理工作。 （5）领导交办的各项工作。 5.1.2.岗位责任 A. 经理 （1）在公司分管副总经理领导下，全面负责行政部及领导交办的工作。 （2）负责本部门员工的教育、培训和管理，提出使用、奖惩建议。 （3）部署每日、半年、全年度行政部工作计划及总结。 （4）负责公司及合资公司、子公司注册文件的保存、备查、申请、年审、过户、更换、换证、撤销等法律手续。 （5）负责公司印鉴管理。 （6）负责公司行政档案（图、文、音、像）资料的归档、保存、整理、备查上作，实行电脑档案管理。 （6）负责公司各类大型会务、庆典活动的组织实施、协调工作。 B. 副经理 （1）在部门经理领导下工作，并在其委托期间行使其职权。 （2）分管食堂、宿含及内部招待所。 （3）负责公司车辆的调配和管理。 （4）参与接待工作，安徘客人的参观、用车、购票和食宿。 （5）参与大型活动的组织与安排。 （6）参与固定资产的实物管理。 （7）领导交办的其它事项。 C. 行政 （1）负责员工食堂、餐厅的管理，督查食堂采购、清洗、操作、服务等全面工作，执行管理人员岗位责任和各项制度，对食物成本、质量尤其是卫生负具体管理责任。 （2）负责内部招待所物品配置、清洁卫生和安全防范。 （3）员工宿舍水、电、煤气、电话等管理、维护及费用审核、交收。 （4）办公用品的采购、保管与发放。 （5）信封、信纸、名片等印刷品的印制及管理。 （6）领导交办的其它事项。 D. 总务 （1）文件、信函，报章等收发、登记、传阅及整理归档。 （2）传真件的收发、登记与传真机、复印机的使用管理。 （3）无线移动电话、寻呼机的采购、登记、交费与管理。 （4）以公司名义所发文件的统一编号、复印、盖章与签发。 （5）参与大型活动准备的具体工作。 （6）领导交办的其它要项。 E. 总经理秘书 （1）负责总经理办公室的档案资料管理，及时收发文件科学分类，方便查找与使用。 （2）负责总经理办公室的公关接待。 （3）安排总经理有关的会议、洽谈。 （4）收集、整理与公司有关的各类信息，提供参考服务。 （5）准确领会总经理意图，及时反馈部门意见，做好沟通协调、检查督办等工作，并严守公司机密。 （6）对来人、来电、来函中提出的一般问题，主动沟通解决或承担具体事务性厂作。 （7）熟练操作办公自动化系统，提高工作效率。 （8）随时完成总经理指定的各项工作任务。 （9）积极完成部门分配的其它工作。 F. 文员 （1）写字楼公文、函件打印。 （2）打印机及电脑的定期养护。 （3）指导地盘文员提高打印水平。 （4）参与复印机的养护与管理。 （5）严格保守公司商业及业务机密，负责处理有关打印校对草稿。 （6）领导交办的其它事项。 G. 接待 （1）接转总机电话，挂发长途。 （2）电话总机的使用及保养。 （3）接待客人并及时通知有关人员。 （4）领导交办的其它事