进出口业务操作流程1资料教材.pptVIP

1.大货前准备 我们在接到一笔订单之前是要做充分而又繁琐的准备的， 不管什么公司，不管是哪个国家的客人都时要根据样品的确定来定制所需要的产品， 所以我们每天必须做很多事情，这也是导致外贸业务员非常繁忙的原因之一。 1.1 必要幕后准备 1.1.1 收发邮件： 将自己的邮箱设成每5-10分钟收邮件一次，并且及 时回复，每天必须保证收到的反馈及时回复完，由 于时差，要尽可能保证回复的及时性。（有时晚上 加班不可避免，但是可以与客户同步，加快沟通的 频率，占的先机机）。 1.1.2 做好客户信息管理： 建立一个excel表格，将所有收到的客户信息及时填 写到表格中，并且做好客户分类工作，将询盘内 容，质量比较高的客户做为A类客户重点跟踪。 但是也不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大 的，就象卖东西，要把客户从头回客户做到回头客 户---忠实客户----传代客户。 此外，要将客户以国籍分类， 各国客户的习惯及交 易要求不同， 特别是客户有特别习惯的更需要注 意， 以便在交易过程中避免其忌讳点。 1.1.3 主动到相关商务网站里寻找买家 要整理分类，针对不同地区的客户进行不同的发 盘，做到简洁，有针对性。 1.1.4 每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价 值的信息。 虽然可能效果不是很好，但是也花不了多少时 间，如果你更新的快的话，产品信息就会出现目 录的首页，说不定会有所收获。 1.1.5每个季度定期更换网页内容。 将新产品信息发布上网，或者将产品的图片替换 一下。这些都会让买家及时了解公司的最新信 息，吸引新客户。 ? ? 1.1.6 定期给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息。 坚持就会有回报。据统计开发一个新客户所花费 的费用相当于维持十个老客户所花费的费用，在 开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持可 以在节日的时候给客人发送卡片祝福，客人都会 觉得很亲切，合作的愉快。 1.1.7 业务人员每周汇报反馈询盘及跟进情况。 把这些表统一整理，留做备份，至少这些都是以后 的潜在客户。 1.2 邮件格式注意点 1.2.1发邮件无subject主题, 或者随便找一个以前的邮件直接回复一下． 以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正 文和主题都和现在的事情无关．导致买家一头雾 水，无法快速辨认．无主题则会被客人忽略，有 什么情况都不能及时沟通。1.2.2 邮件下方无签名（包括人名，公司名字，联系方式等）或者只有中文名字． 导致买家不知道你是谁？要知道，买家会接触， 联系很多国家的不同供应商，你在一段时间没有 和买家联系后，突然发过去个邮件，对方很难判 断你是谁？来自什么国家的什么公司？ 1.2.3 邮件的发件人不要用中文． 如 爱普赵玺＜zhaoxi@, “爱普赵玺”很有可 能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也 不一定可以看懂中文，改成 Tracy＜zhaoxi@,则合理的多。 1.2.4 买家如果已经ＣＣ，把邮件抄送给第二个 人，或者抄送给2个人以上（可能是买家的同 事或者主管），你回复的时候要按“reply all” ， 而不要只回复发件的那个人． 买家发邮件ＣＣ的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，你有义务回复全部的人． 1.2.5 回复买家邮件的时候要” reply with all history”, 不要把历史记录删除，否则买家不知道先前 发生的事情和交流的内容．也不要随意改变 邮件的主题．一件事情，一个产品的邮件要 保持一个邮件主题． 1.2.6 不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电 报．　如hv: have等．以免产生误解．也不要 用俚语． 1.2.7 重要的内容可以用ｂｏｌｄ粗体加粗或者用大写． 1.2.8 不要全部用大写字母写邮件正文．如 THANK YOU FOR YOUR EMAIL DATED NOV17,2006 1.2.9 如果事情比较复杂，繁多的话，可以用　1　 2　3　4　注明． 表达要简洁，直接，明确．不要把很多事情写在 一段中，显得非常冗长，没有条理性． 1.2.10不要用过多的感叹号． 你在一个邮件中用了过多的感叹号，效果是和你 一个都不用是一样的． 1.2.11 每一段中间要空一行，方便别人阅读． 1.3 询盘处理技巧 不是你回复的好客人就会下