IATF16949-文件和记录控制程序.docVIP

文件和记录控制程序 目的 确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。 2、范围 适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。 职责 3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。 3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。 3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。受控文件的会签、签收、保管、执行。 4、文件管理工作流程及说明 权责部门/人 工作流程图 工作要点说明 相关文件/记录 制定单位 文件制 文件制/修/废废 审议、会签 确认 NO NO YES YES 4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文件格式拟稿，在以权责表审核。（权责表5.3） 4.2变更：文件若有修改或增订的必要时，有原职能部门修订，注明变更原因及修订内容，依权责表审核。 4.3废止：文件与资料若不符合现状须废止时，须由原职能部门填写《文件申请单》，注明废止原因。依权责表审核。文件废止后，原文件的编号不得重复使用。受控作废文件应全部收回，予以销毁，但至少保留一份原件加盖作废章“作废”后留存。作废文件作为重复利用纸的应作“作废”的标记或用不可擦拭比作“打叉”标记。 4.4外来文件的管制：各部门接受外来文件是。统交由文控中心编号，编制《外来文件记录表》，并加盖“外来文件管制”章。经编号的外来文件，其原稿由文控中心保存。外来文件的接受、购入视同制定，更新视同修订，废止为不再使用。 《文件申请单》 《外来文件记录表》 管理代部门负责编号/版本 编号/版本 文件分发/回收 4.5审核/会签权限见权责表5.3 理代表总经理 4.6核准权限见权责表5.3 文控中心 4.7文件编号：由文控中心依据文件编码原则进行统一编码，文件编号不应有重复的情形。 4.8文件版本编号原则参5.4.3 相关责任单位文控中心 4.9文件经会签、核准后，三天内发型。文控中心应填写《文件发放、回收登记表》，在发放的文件上加盖“受控文件”章，注明发分编号，文件领用人应签收。 4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。 4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。 《文件发放、回收登记表》 相关文控中心 4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。 4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。 4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。 4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。 4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。 4.17发行的文件，由各使用部门制定专人集中保管。文件须置于容易维护及取得的地点，且作业场所应有适当的相关文件。 4.18经发行的文件其电子文件有文控中心于计算机中分类保存。文控中心从各单位回收的旧版无效文件，须加盖红色“作废”章，有文控中心保存一份，其余销毁或二次用纸。 文件借阅/复印 文件借阅/复印 4.20各部门的机密文件等级在文件的“文档密级”理由注明，各部门要以“机密文件管理制度”进行管控，机密文件未经书面批准不得向外流出。 《文件发放、回收登记表》 《文件申请单》 文控中心 4.21对与公司有关的文件和资料各部门均需分类、编录以便查阅。 4.22借阅文件、技术资料者，应填写《文件借阅登记表》。借阅人员应保持借阅文件整洁，不得污损、划记，未经允许不得拆卸、复印，使用完毕应迅速归还。 《文件借阅登记表》 档案管理文控中心 档案管理 4.23经核准发型的文件，有文控中心登录于《文件总览表》，包括技术文件。当文件变更时，文控中心必须更新《文件总览表》中该项资料最新版别。确定废止的文件，文控中心须于《文件总览表》备注栏注明该项资料废止。 4.24文控中心每半年核对《文件总览表》，并定期查实各部门文件，以便