大型购物广场工程档案管理.docVIP

030711-工程管理-工程档案管理 PAGE44 / NUMPAGES44 xxxx购物广场有限公司 内部控制系列文件 030711 工程档案管理 xx 版 批 准： xx-04-01 发布 xx-04-01 实施 xxxx购物广场有限公司 1.0目的 本程序规范了公司工程档案管理的具体程序，具体规定了工程档案的发放与签收、受控、归档与保管、借阅与复制以及作废与销毁的具体管理程序要求，旨在对项目资料和工程档案进行有效的管理和利用，减少工程档案管理过程中的潜在风险。 2.0制度要求 2.1制定工程档案管理程序 2.1.1公司制定的工程档案管理程序应当对各部门工程档案的管理范围、工程档案的发放签收、归档保管、借阅复制以及作废销毁等具体管理程序予以明确。 2.1.2公司的工程档案管理程序经总经办批准后方可执行，同时报集团内控部备案。 2.1.3公司统括部应当会同内控部和工程管理部对工程档案管理相关人员就工程档案管理程序进行培训，并在培训后予以考核。 2.1.4公司内控部人员负责定期对本程序的执行情况进行检查监督并将检查监督结果以书面形式递交公司总经理办公会。 2.2工程档案管理程序 2.2.1归档范围 工程项目准备阶段文件：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，招投标文件，开工审批文件等 监理文件：如监理规划、质量控制、分包资质及监理工作总结等相关文件 施工文件：如土建（建筑与结构）工程文件，电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程文件，室外工程文件等， 竣工图：如综合竣工图、专业竣工图等文件 勘察、设计、施工、监理等单位应当根据合同等有关要求要求将本单位形成的工程文件，立卷后移交档案管理部门 工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时移交档案管理部门；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。 建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时移交档案管理部门 2.2.2归档文件要求 归档的工程文件应为原件。相关文件的名称及归档期限具体见附录1《建筑建设工程文件归档范围和保管期限表》 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，具有永久和长期保存价值的文件必须完整、准确、齐全 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm*210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。一般竣工图章尺寸为：50mm*80mm.竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制峻工图。 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm*210mm），图标栏露在外面。 2.2.2文件档案的发放与签收 2.2.2.1文件档案应按规定的发放范围发放，并由发放部门建立发放台帐，所发文件资料应在其首页右上角编写发放号，发放号由发放部门规定。 2.2.2.2文件资料的签收，由签收单位负责人或资料保管员签收，建立签收台帐并由签收单位负责人签署批办意见，文件经传阅或批办后，交资料保管员存档。 2.2.3文件档案的受控 2.2.3.1质量手册、程序文件、管理文件及作业指导书均属公司受控文件，受控文件不得随意修改，如需修改应按文件资料原审批程序办理。 2.2.3.2公司使用的工程图纸应受控，工程图纸的发放范围由工程管理部门规定，并在每张工程图纸上加盖有效资料章作为受控标识。 2.2.3.3工程图纸不得随意更改，确需更改，应按规定办理更改审批手续，由设计单位、工程管理部、施工单位共同确认，经总工程师批准后方可更改。 2.2.3.4其他文件档案(包括外来文件)需受控的，均应编好标识。