内部控制实施细则——内部信息传递.docVIP

PAGE 2 1 - 内部控制实施细则——内部信息传递 一、适用范围 本实施细则所称内部信息传递是指公司内部各管理层级之间通过内部报告形式传递经营管理信息的过程。公司内部信息传递内部控制的内容涵盖：内部报告指标体系制定、内外部信息收集、内部报告编制与流转、内部报告使用及保管、内部报告评估、反舞弊机制。 二、控制目标 1、内部报告指标体系制定科学，能够满足经营决策、业绩考核及风险评估等需要。 2、确保获取内外部信息内容准确性高，获取信息成本合理。 3、内部报告内容完整，编制及时，流转渠道畅通，防止信息失真。 4、内部报告能够为公司决策提供科学依据，保存措施严密。 5、确保内部报告得到定期评估，评估结果得到有效利用。 6、建立反舞弊机制，防范舞弊行为发生。 三、控制职责 3.1 行政部 1、负责组织相关业务部门拟定内部报告信息指标体系。 2、负责所属业务的信息搜集、内部报告的编制工作。 3、负责组织相关业务部门对内部报告的评估工作。 4、负责上级管理部门与公司日常公文管理和办理。 5、协助其他部门办理公文的印发、存档。 6、负责办理内部报告、资料的移交工作。 7、负责内部报告、资料的保管工作。 3.2审计部 负责建立公司反舞弊工作机制。 3.3其他各业务部门 1、负责所属业务的信息搜集及内部报告编制工作。 2、负责内部报告的及时传递工作。 内部信息传递关键控制矩阵 控制编号 控制点名称 控制目标 关键控制描述 责任部门 控制方法 控制频率 实施证据 K1 内部报告指标体系制定 内部报告指标体系制定科学，能够满足经营决策、业绩考核及风险评估等需要。 1、行政部根据公司发展战略、风险控制、业绩考核及各管理层级对信息的需求和详略程度等要求，制定级次分明的公司内部报告指标体系，提交公司总经理办公会审批。 2、各信息需求部门根据批准的内部报告指标，层层分解，编制内部报告格式等。 3、各信息提供部门根据审批的内部报告指标体系及内部报告格式，结合部门的部门职责、工作任务等，明确本部门所需关注的信息指标。 行政部 手工 业务发生时 内部报告指标体系 K2 内外部信息搜集 确保获取内外部信息内容准确性高，获取信息成本合理。 外部信息搜集： 1、公司领导通过与经营伙伴、投资者举行正式、非正式会晤以及座谈方式获得的相关信息。 2、公司各部门根据行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来信来访、网络媒体以及有关监管部门渠道，获取所属业务的外部信息，并按照公司的指标体系要求等对外部信息进行分析与整理。 内部信息搜集： 公司各部门通过财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物、办公网络等渠道，获得所属业务的内部信息，并按公司的内部报告指标体系要求对信息加以分析和整理。 各部门 手工 业务发生时 财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物 K3 内部报告编制与流转 内部报告内容完整，编制及时，流转渠道畅通，防止信息失真。 运营管理类： 公司相关业务部门定期编制各类采购、合同管理、调查研究、质量、内审、财务分析、会议纪要等运营管理类的内部报告，经部门负责人审核后报分管领导和总经理审阅。 行政公文类： 1、公司发文（包含红头文件）由相关业务部门起草，经部门负责人、分管领导、总经理审批通过，由行政部协助印发、编号归档。 2、各部门发往公司内部的通知等由各部门起草，经部门负责人审核、常务副总审批后下发公司各部门。 3、行政部及时登记、编号，由起草部门确定发送范围、发文的印制数量，行政部档案室存一份纸制文件归档。 4、集团公司、同级单位发来的文件及党委文件或信函，由行政部指定专人统一签收，并按程序办理。公文签收后，发送相关执行部门和相关领导。 各部门 手工 业务发生时 运营管理类内部报告、司发文件、党委文件或信函 K4 内部报告使用及保管 内部报告能够为公司决策提供科学依据，保存措施严密。 1、各部门负责人在审阅内部报告时，对报告中反映出的风险，组织人员进行验证与评估，并提出应对策略，有效控制风险。 2、各业务归口管理部门根据内部报告，对公司预算执行情况、生产经营决策等进行分析，并根据内部报告反映的相关指标，进行业绩考核。 3、行政部依据内部报告类别及对公司的影响程度拟定内部报告保管期限，提交总经理审批。只有超过保管年限的内部报告方可予以销毁。对影响重大的内部报告，应当永久保管。 4、涉及公司秘密的会议资料，要由经办部门标明密级，严格按会议所需份数来印刷，不得随意增加。 5、根据工作需要，参加涉及密级事项会议的人员由相关领导予以指定，需传达和报道的会议内容需审查并确定传达范围。 6、涉及密级事项的主要人员签署相关保密协议后，才能从事岗位工作。 7、行政部档案室定期与各部门办理内部报告的移交手续，并填写资料移