国家重大建设项目文件 归档要求与档案整理规范.ppt

国家重大建设项目文件 归档要求与档案整理规范 国家重大建设项目文件归档 要求与档案整理规范 一、适用范围 二、术语和定义 1.项目文件 2.项目档案 3.项目文件归档 4.项目档案移交 三、建设项目档案工作的要求 1.建设单位全面负责； 2.把档案管理纳入合同管理； 3.项目档案工作与项目建设同步进行； 4.各参建单位要各司其职，坚持“谁形成、谁负责”的原则； 5.保证项目档案完整、准确、系统、安全。 四、项目文件的收集 1.确定项目文件归档范围； 2.明确项目建设各方收集的责任； 3.注意收集的时间； 4.项目文件质量要求。 五、项目竣工文件的编制 （一）竣工文件编制的要求 * 明确竣工文件编制的责任者 * 明确监理单位对竣工文件的审核责任 *对照归档范围进一步收集文件 五、项目竣工文件的编制 * 对技术文件的准确性和更改情况进行核实 * 设计变更、现场洽商及材料变更文件的组卷方式 * 易褪色材料（复写纸、热敏纸）形成的文件如需永久和长期保存，应付一份复印件。 五、项目竣工文件的编制 （二）竣工图编制要求 1.竣工图编制的责任者： 一般由施工单位负责编制 2.竣工图编制的依据： 以施工图为基础，以设计变更通知单、工程联系单（涉及现场洽商、材料变更）及施工验收记录、质检记录为依据。 五、项目竣工文件的编制 3.竣工图编制的要求： 完整、准确、清晰、规范、修改到位 4.竣工图编制的形式：共三种形式 5.竣工图折叠要求： 按照国标《技术用图复制图的折叠方法》的要求折叠 五、项目竣工文件的编制 6.要有竣工图编制说明 7.若套用通用图，需注明通用图的图号。 8.竣工图章的使用 *竣工图由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章的签字不能代签。 *竣工图章盖在标题栏附近空白处 五、项目竣工文件的编制 8. 竣工图的审核 由监理负责审核，主要审核竣工图的准确性和签字是否完备。 引进项目由外方提供的竣工图需由外方签字确认。 9.竣工图的套数 一般为两套 六、项目文件的整理和归档 项目文件整理的依据：《科学技术档案案卷构成的一般要求》及行业档案管理规范、标准。 项目文件整理的要求： 根据国家有关规定，按照档案管理要求，由文件形成单位进行整理。整理要以方便利用为出发点。 六、项目文件的整理和归档 （一）项目文件的分类 整理的第一步是对文件进行分类。 不同行业档案有不同的分类方法，行业有规定的，按规定分类；行业没有规定的，一般可将文件分为四大类： 1.前期文件 2.施工文件 3.监理文件 4.竣工验收文件 六、项目文件的整理和归档 （二）项目文件的组卷 组卷即组织案卷，就是将若干份互有联系的文件组合在一起，形成档案的保管单位。项目档案以“卷”为单位保存。 1.组卷要求 * 组卷要保证项目文件的成套性，保持卷内文件的有机联系。注意项目前期立项核准的文件不要归入文书档案中。 六、项目文件的整理和归档 * 案卷不能重复，卷内文件不能重份。 2.组卷的方法 * 项目准备阶段文件和竣工验收文件按“问题——时间”组卷。如准备阶段文件，根据内容分为项目立项核准、环境评估、建设用地、招投标、合同协议等不同问题来分别组卷。 六、项目文件的整理和归档 * 设计文件按“设计种类——专业”组卷。按设计种类分为初步设计、技术设计、施工图设计等，每一种设计再按不同专业或单位工程分别组卷。 * 施工文件按单位工程组卷。一个单位工程的文件根据数量多少，确定组成若干卷。施工原始记录可按分部、分项工程分别组卷。 六、项目文件的整理和归档 例如：某电厂主厂房地下结构工程文件 “开工报告、图纸会审记录、施工组织设计、施工方案、作业指导书、技术交底、单位工程竣验签证书、工序交接单”组成一卷； “施工记录”组成若干卷； “工程质量验评、验收记录”组成若干卷； 六、项目文件的整理和归档 “原材料质检报告、产品合格证”分别组成若干卷； “设计变更通知单、工程联系单、核定单”等分别组成若干卷。 再如某公路建设项目路面工程形成的施工文件，按桩号、路面结构层次组卷。 可按“垫层”、“底基层”、“基层”、“面层”、“路缘石”和“路肩”、“路面边缘排水”等分项工程分别组成若干卷。