Access数据库管理与开发案例教程 教学课件 作者 沈大林 等 第7章 建立报表.pptVIP

第7章 建立报表 数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能，通过他们可以打印比较简单的信息，但这都不是打印数据库中数据的最好方式，最好的方式是使用报表。报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种工具。要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高，则必须使用报表的形式。用户可以利用报表，有效的将数据输出，从中检索有用信息。Access 2003报表的功能非常强大，也极易掌握，能制作出精致、美观的专业性报表。 7.1【案例19】创建报表 相关知识 7.2【案例20】编辑和打印报表 相关知识 7.1 相关知识 1．在报表上添加日期和时间 在报表上添加日期和时间的方法如下所述。 （1）在“设计”视图中打开报表。 （2）选择“插入”→“日期与时间”菜单命令。出现如图7-1-10所示的“日期和时间”对话框。 要添加日期，选中“包含日期”复选框并选择合适 的日期格式。 要添加时间，选中“包含时间”复选框并选择合适 的时间格式。 （3）单击【确定】按钮，就会在报表中出现日 期或时间，并可以拖动到合适的位置。 2．在报表中添加图形 在报表中可以添加各种图形，添加图形的操作步骤如下所述。 （1）在数据库中的报表选项中，选择“在设计视图中创建报表”，得到如图7-1-11报表窗口。 （2）单击工具箱中的【图像】按钮，然后在报表中拖动以获得大小适当的边框，并出现如图7-1-12所示的“插入图片”对话框。 （3）单击【确定】按钮，即可以将图片插入报表中。图7-1-13 “页码”对话框 3．在报表中添加页码 （1）在“设计”视图中，打开报表。 （2）从“插入”菜单中选择“页码”。会出现“页码”对话框，如图7-1-13所示。 （3）在对话框中，选择合适的格式、位置以及对齐方式。 （4）如果要在首页显示页码，选中“首页显示页码”复选框。 4．报表的组成 报表中的大部分内容是从表查询或SQL语句中获得的， 他们都是报表的数据来源，创建和设计报表对象与创 建和设计窗体对象有许多共同之处，两者中的所有控 件几乎是可以共用的。但他们也有一些不同之处：报 表不能用来输入数据，而窗体中可输入数据，报表只 有“设计”和“打印预览”两种视图。 单击工具栏中的【视图】按钮，可以切换到“设计”视图，如图7-1-16所示。 由图7-1-16可以看到，报表在“设计”视图中由五部分组成，分别是：报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚。 （1）报表页眉只出现在报表的开头，并且只能在报表开头出现一次，用来记录关于此报表的一些主题性信息。 （2）页面页眉只出现在报表中的每一页的顶部，用来显示列标题等信息。 （3）主体包含报表的主要数据，用来显示报表的基础表或查询的每一条记录的详细信息。 （4）页面页脚出现在报表中的每一页的底部，可以用来显示页码等信息。 （5）报表页脚只在报表的结尾处出现，用来显示报表总计等信息。 5．用向导创建报表 报表向导为用户提供了报表的基本布局，根据用户的不同需要可以进一步对报表进行修改。利用“报表向导”可以使报表创建变得更容易。在Access 2003中使用向导创建报表的具体操作步骤如下。 （1）打开数据库窗口，单击“报表”对象，调出“报表”对象窗口，双击“使用向导创建报表”选项，调出“报表向导”对话框之一。 （2）在“表/查询”下拉列表框中选择创建窗体所需的表和窗体 （3）在“可用字段”列表框中选择字段，单击按钮，将其添加到 “所选字段”列表框中，如图7-1-17所示。 （4）单击【下一步】按钮，调出“报表向导”对话框之二，如图7-1-18所示，选定添加分组级别以及分组的依据。分组是为了使生成报表的层次 更加清晰。 （5）单击【分组选项】按钮，调出“分组间隔”对话框，如图7-1-19所示，在这里可以为组级字段选定分组间隔。也可单击【确定】按钮，返回图7-1-18所示报表向导中重新调整。 （6）单击【下一步】按钮，调出“报表向 导”对话框之三，如图7-1-20所示。在该对 话框中，选择排序次序，可以选择一个或 几个字段作为排序和汇总的依据，排序可 以是升序或降序。 （7）单击【下一步】按钮调出“报表向导” 对话框之四，如图7-1-21所示，该对话框 可以确定布局和方向。 （8）单击【下一步】按钮，调出“报表向导” 对话框之五，如图7-1-22所示，在这个对话 框中确定报表所用样式，本例中选择“组织” 样式。 （9）单击【下一步】按钮，调出“报表向导”对话框之六，如图7-1-23