公司接待手册文件.docVIP

北京中咨恒通工程咨询有限公司 商务接待工作手册 （2013 版） 北京中咨恒通工程咨询有限公司 标准流程 目 录 第一章接待工作 . ............................................. 1 一、接待工作基本要素 ....................................... 1 二、准备 . .................................................. 2 三、交通 . .................................................. 6 四、住宿 . .................................................. 9 五、餐饮 . .................................................. 9 第二章会务工作 . ............................................ 12 一、准备 . ................................................. 12 二、材料 . ................................................. 12 三、食宿 . ................................................. 13 四、交通 . ................................................. 13 五、场地 . ................................................. 14 六、其他 . ................................................. 17 - 1 - 北京中咨恒通工程咨询有限公司 标准流程 第一章 接待工作 接待工作是展示公司风貌、显示管理水平的主要工作之一，也是完成 各项业务工作的重要组成部分。接待工作一般都具有较严格的计划性，但 有时也会有突发和易变的特点。因此在接待工作中，应严格遵守领导指示 和公司的有关规定。 一、接待工作基本要素 接待工作主要应注意 5W要素：What（什么事）、When（什么时间）、 Who（什么人）、How（怎样做）和 Where（什么地方）。 1、What（事由） 首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础，通常包括以下几 种：商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、 礼节拜访等。 2、When（时间） 这是指客人来访的日期和时间，包括到达时间、在我单位逗留时间、 离开时间、以及相关的车次航班情况等。 3、Who（人员） 人员是指来宾的基本组成情况，包括人数、姓名、身份（职务、级别 等）、性别、民族等，尤其应了解来访客人中最高领导的情况。 同时，根据来访事由和人员情况，确定我方出面接待人员，一般应把 握“对口接待、身份对等”的原则，其中关键是确定我方出面接待的最高 领导。 - 2 - 北京中咨恒通工程咨询有限公司 标准流程 4、How（方式） 方式则是指接待所采用的形式，这主要由接待的事由来决定。不同的 事由将决定接待地点的选取和布置。 5、Where（地点） 地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主 宾的身份等是确定接待地点的主要因素。例如：举行大会或典礼，当级别 较高的客人来访时，可在正式会场旁备一小型休息室，供双方领导在会前 小憩和见面。所选用会谈场所的座位数宜略多于双方总出席的人数，达到 既能融洽交流又相对宽松的效果。另外，就近原则也是要考虑的因素，使 会谈、住宿、就餐的地点相对靠近或顺路，可以节约时间和精力。 二、准备 接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分，是整个接待工作能够 顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充；确定接待规格； 制定接待计划等方面。 （一）确认来访信息 来宾信息的收集，是做好接待准备工作的基础。在接到接待任务后， 首先应确认来访人员的信息，包括以下几个方面： 1、来访客人情况：包括来访人数；主要成员姓名、身份（职务、级 别等）、性别、民族（在食宿等方面有无特殊要求和风俗习惯） 、随行联系 人及联系方式等。 2、来访计划：包括来访目的、来访时间、离开时间、来去的交通方 式及班次、是否需要订房、订票、接送等。 - 3 - 北京中咨恒通工程咨询有限公司 标准流程 此外，还应告知来宾我方接待人员的姓名、联系方式等信息，便于双 方的沟通和信息的及时更新。联系时要注意复述关键信息，如人名、电话 号码、日期、航班班次等，请对方确认，以保准确