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电子文件归档与管理规范培训 档案馆 2010.5 主要内容： 一、电子文件的定义 二、电子文件的基本特征 三、电子文件的作用 四、电子文件的种类 五、电子文件的收集和积累要求 六、电子文件的登记要求 七、电子文件的登记 八、电子文件归移交前的鉴定 九、电子文件的利用 十、如何档案信息网上查阅 一、电子文件的定义： 指在计算机中生成的，以数码形式和一定的格式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备识别、阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （也就是存储于电子存储载体上的文件）还可以包括声音、影像等多种形式。 但是，除了档案范畴内的电子文件外，还有其他电子信息，如电子图书、电子杂志、电子消息等，设置计算机病毒、乱码等，像这样一些电子文件就不属于档案意义上的电子文件范畴。 二、电子文件的基本特征： 与纸质文件相比，电子文件对计算机有依赖性，内容容易修改，对信息的存储量大，易于快速远距离传播信息，共享性强，但是安全性差。所以在收集、归档时应严格检查，以防重要内容不全或丢失。 三、电子文件的作用： （1）使用电子文件可以改变办公方式和提高办公效率。 （2）使用电子文件有利于文档一体化的实现。 （3）电子文件能集成多元化信息。 （4）电子文件可被快速检索、全文检索和远程检索 。 （5）电子文件可实现高度的信息共享。 （6）有助于组建综合信息系统。 四、文件的种类 对于电