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开个有效率的会 有没有发现你有一半的时间都浪费 在…… 开会 会而不议, 议而不决, 决而不行 盘点你的会议成本 算算看, 你一周内总共: 开了几个会 为会议花掉多少时间(准备和参加) 因为会议达成几项具体共识与结论 因为会议多加了多少班 因为会议delay多少工作 因为开会无法执行其他会议的AR(action required) 精准计算会议成本: 会议成本=人数x时间x薪资单价 会议报酬率=会议成本:会议效益 Net Meeting调查结果:美国上班族 每周平均参加10个会议 约占每周工作时间一天到一天半 经理人每周有一半以上的时间在开会 57%的上班族开会前心情紧张 上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的 开会的功能与利弊? 优点: 高质量的决策(集思广益, 脑力激荡) 众多讯息一次交流 融合意见, 凝聚共识(对团体与决策 的接纳与认同) 分派工作, 工作合理 缺点: 工作时间被分割 公司内部成本增加(加班) 人多口杂, 讨论耗时 Delay重要工作或客户回覆 对产量/生产力无直接帮助 通常领导者具关键决定性 别人如何开会 实例: IBM 网上预约会议室 与会人员先想清楚讨论题纲 正式会议 会议时间延长, 会出现警示声提醒 效率 效率 效率 日本人怎么开会? 会议目的:节省成本, 加快决策速度, 更有创意 会议革命: 1.废除不必要的会 2.排除不需要与会的主管 3.强调准时开始与结束 4.重视开会结论与追踪 5.提高会议生产力, 强化企业竞争力 开会要有实际效果 丰田汽车办公室标题: 只开有实际效果的会 准时开始, 最好一小时内结束 重点在实际行动 日产汽车跨部门会议: 不请非决策者参加, 以免影响讨论方向 时间以”分”为单位划分清楚 会议有保密协定, 不分职位高低畅所欲言 让员工接受会议召集人的专业训练 会议召集人保持立场中立, 全力协助会议进行 日产亮丽的成绩背后, 是成功的会议 --- 日经商业周刊指出 6+3+3 开会准则 开会前6项准备: 1.先决定会议目的(预期达成结果或结论) 2.想想会议是否有必要召开 3.邀请适当的人出席 a.四至七人为宜,不超过十二人 b.确能对会议有重大贡献及具执行决策者 4.决定时间, 地点与相关需求 a.利用信息系统开跨国会议 5.资料搜集,准备背景资料 a.申请一个项目网络空间, 将资料上传及归档 6.设定开会议程表及发出 a.明确的议程, 以分为单位 b.清楚的提案:清楚明确说明有助于事先形成共识 开会主持3大技巧 1.Dewey reflective thinking process (杜威反省性思维过程): (1)定义并分析问题(导入议题) (2)建立答案之效标 (3)提出可能方案(引出意见) (4)评估可能方案 (5)选出最适方案(导出结论) (6)规划实践流程与指派任务(归纳要点) 开会主持3大技巧 2. Brainstorming(头脑风暴) 越多越好 不要批评 不要中断 综合改良 开会主持3大技巧 3. Group-thinking avoidance(避免群体思维) 把握议题重点, 控制时间, 避免提前结论 去除”自以为义”, 乐观与认命论述 允许并鼓励负面异议 必要时去除强势主席或领袖之影响 确保与会者了解议题重点,就议题进行摘要 开会后的3项追踪 开会结束时及结束后需定义及追踪任务成效: 1.任务项目(AR:Action Required),执行者与完成期限 2.决议(Decision) 3.开放议题(Open Issue)下次追踪项目