秘书办公室布局和管理课件.ppt

秘书办公室布局和管理;内容;第一节 办公室实务的主要内容;二、办公室实务的主要内容1、我国办公室实务的主要内容;2、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容;3、我国外资、合资企业 办公室实务的主要内容;三、办公室事务管 理工作的特征;第二节 办公室布局与管理;一、办公室布局 1、封闭式布局。 第一、封闭式布局的含义 是一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。;第二、办公室封闭式布局的优点 比较安全、可以锁门。易于保证工作的机密性。易于员工集中注意力，以便从事细致或专业性工作。易于保证隐私。由此看出，办公室封闭式布局可以加强办公室的空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境管理。;第三、办公室封闭式布局的缺点 空间环境方面：费用高，墙门走廊等占用的空间多并要装修。 视角环境方面：难于监督工作人员的活动。 听觉环境方面：难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独。; ; 不同的办公室环境安排不仅是由秘书的工作内容决定的，也和办公室的管理理念、管理水平有关。开放式办公室中几十人办公，各自默默忙碌，低声言语，领导可以一目了然井然有序的办公状态。;; ; ;3、小型封闭式办公室的布置标准： 领导桌椅摆放整齐有序。 电话放在左边，电脑放在右边。 保险柜、资料柜放在主人身边或身后，柜中资料摆放整齐。 沙发、饮水机、报架等要求方便来宾。 有绿色植物美化空间。 （基本要求：主要面对来人方向就坐。为来访者准备一把椅子。办公室优雅、整洁、安全。电脑屏幕不要对着来人方向。）;;;; ;5、小会议室布置标准： 会议桌多为椭圆形，中间摆放鲜花。 椅子靠背要高。 墙面上挂上地图等。 有招待用茶具。 基本要求： 整洁 舒适。; ; 2、照明 （1）办公室照明方式 办公室内自然光、人造光源的强度、色彩直接对工作人员的视觉器官产生影响，进而对工作人员的工作情绪、工作效果产生影响。 （2）正确选择光源 ????? 在办公室照明中应尽量采用自然光做光源??这不仅有利于节约能源和费用，更重要的是自然光明亮柔和，对人体的生理机能有良好的影响。人工光源在办公室照明中只应作为补充性的照明光源，与自然光源结合运用。 ; （3）光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源的强度； 窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或左侧射入。 ; ;; ;（2）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。; (2) 识别办公室安全隐患;;隐患记录及处理表;设备故障表;; 技能训练 ;实训;知识归纳 ;二、办公环境布置的具体要求 （1）办公场所应远离嘈杂之地，以保持安静。需要使用嘈杂设备的单位，应设于偏僻之处，以避免干扰其他部门。 （2）工作联系紧密的部门和人员，应置于相邻的位置，便于沟通联系。 （3）工作流程强的单位，各办公单元应按流程顺序布置，避免倒退、交叉以提高效率。 （4）公告板、公示栏需刊载内部人员的周知事项，应置于出入办公场所的必经之地。 （5）自动饮水机、清洁工具等应置于僻静处。 （6）尽量配备相同规格的桌椅、档案柜，以增进美观，并促进员工间的平等感。 （7）主管应位于部属座位之后，以便于主管观察工作地点发生的事情。 ;（8）尽量使全体员工面向同一方向，避免面对面。 （9）光线要充足，自然光应来自桌子的左上方或斜后上方，自然光线不足的要有 充足的照明光源。 （10）员工的办公桌椅和设备不可过于靠近电源与热源。 （11）装设充足的电插座，供办公室设备与机器使用。 （12）应预留充分的空间，为员工提供休息场所，也能 避免过于拥挤带来的压抑感。 ; 第三节 印章管理;; ;印章的规格、式样;（六）国务院所属事业单位及国务院直接批准的全国性公司的印章，直径四点五厘米或五厘米，中央刊五角星，五角星外刊机关名称，自左而右环行，由国务院制发。个别国务院所属事业单位的印章，经国务院批准可刊国徽。 （七）国务院有关部委管理的国家局，其印章直径四点五厘米，中间刊国徽，国徽外刊机关名称，自左而右环行，由国务院制发。 （八）国务院有关部委外事司（局）的印章，直径四点二厘米，中央刊国徽，国徽外刊