贸易公司程序文件.doc

**************有限公司程序文件 文件控制程序 **-QP-01 ____________________________________________________________________ 1目的 保证质量管理体系运行的各个场所都能使用有效文件和资料，以防止使用失效和作废的文件。 2适用范围 适用于本公司与产品和质量管理体系运行有关的所有文件和资料，包括一定范围的外来-文件的控制。 3职责 3.1办公室负责管理性文件的编制和更改，以及所有文件的分类、发放、登记、回收、保管、归档等管理。 3.2采购部负责技术性文件的编制、审核以及更改的控制和管理。 3.3各有关部门负责本部门文件和资料使用中的控制。 4工作程序 4.1文件的编写 4.1.1办公室负责组织质量手册、程序文件以及其它管理性文件的编写。 4.1.2采购部负责技术性文件的编写，包括产品图样、工艺文件、检验文件、采购资料等。 4.2文件的审批 4.2.1质量手册、程序文件由管理者代表审核后，总经理批准发布。 4.2.2技术性文件由采购部部部长审核后批准发布。 4.3文件的标识 4.3.1受控文件（包括体系文件、技术性文件和资料以及其他管理性文件）加盖“受控”印章。非受控文件加盖“非受控”印章。 4.3.2文件的批准日期为有效版本的辨别号，文件办公室门应及时编制“受控文件清单”，以识别文件的更改和现行修订状态。 ______________________________________________________________________ **-QP-01 ______________________________________________________________________ 4.4文件的发放 4.4.1质量手册、程序文件以及其它管理性文件由办公室编制《受控文件清单》，按清单规定发放文件。 4.4.2技术性文件和资料由采购部编制《受控文件清单》，按清单规定范围发放文件。 4.4.3文件领用人在《文件领用/回收登记表》上签名领取文件，每份文件都有不同的分发号，以便追溯。 4.4.4当文件严重损坏、影响使用时，应到办公室理文件更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，资料管理员将破损文件销毁并记录。 4.4.5当使用人不慎将文件丢失后，应办理申请补发手续，由使用人提出申请，经办公室经理批准后补发新文件，资料管理员在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。 4.5文件的更改 4.5.1文件需要更改时应由文件更改提出人或文件更改提出部门负责人填写《文件更改申请单、审批表》，说明更改原因。 4.5.2文件更改的审批应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接管其岗位的人员审批，但该人员应获得审批所需的有关背景资料。 4.5.3每年年底对体系文件定期进行全面评审，因评审或其他原因需对文件进行修改时，发布前应再次批准。 4.5.4文件更改批准后，由文件管理员实施更改。文件更改时注明更改标记和更改生效期，并按“文件领用/回收登记表”的名单更改或发放修改后的文件，同时收回作废文件。 4.6文件的换版和作废 4.6.1同一文件经多次修改或重大修改时，应重新换版，原版本作废。 4.6.2作废文件由办公室按“文件领用/回收登记表”的名单收回并登记，加盖“作 ______________________________________________________________________ **-QP-01 ______________________________________________________________________废”章，填写《文件销毁申请表》，经办公室经理批准后统一销毁。4.7外来文件的控制 4.7.1外来文件，如国家标准、行业标准、国际标准以及相关的法律、法规，由办公室收集后确认为最新有效版本的，经统一编号后加盖“有效”印章，并编入《受控文件清单》。 4.7.2外来文件的发放按本程序4.4条款执行。 4.8文件的管理 4.8.1文件原文由办公室负责存档，存入软盘的文件也同样归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有备份。 4.8.2借阅文件，经批准后借阅，一般文件由借阅部门负责人或办公室经理签字批准，主要文件经管理者代表签字批准。 4.8.3资料管理员在每次内部质量管理体系审核前，全面检查各类在用文件的有效性和各使用者手中的文件，发现问题及时处理。 5记录 5.1《受控文件清单》 5.2《文件领用/回收登记表》 5.3《文件更改申请单、审批表》 5.4《文件销毁申请表》