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3. 文件的发放和回收 盖有红色“受控”印章的受控文件，未经批准不得私自借阅、复印； 技术类文件由知识产权部统一发放和管理，其他体系运行的相关文件由总经办统一发放与管理； 手册、程序文件由总经理确定发放范围，技术类文件由副总经理确定，其它支持性文件由编制部门确定 发文部门填制《文件分发与回收记录》，由部门接收人签收并负责文件去向； 各部门受到文件资料后编制并及时更新《部门受控文件记录一览表》，检查部门文件的有效性，确保各相关场所使用有效版本的文件； 当各部门有人员离岗时需办理交接手续，保证文件顺利交接、流通顺畅； 若部门或个人需要受控文件，需提出书面申请，经权限范围批准后再由发文部门发放并登记。 4. 文件的更改 当文件需要修改时，提出人需先填写《文件更改申请/通知单》，说明更改原因，由原文件审批人进行审批； 文件更改后，需提交原审核、批准人进行审核批准，并按原文件的《文件分发与回收记录》进行发放。同时需收回作废文件，并告知文件使用人更改处； 5. 文件的管理 各部门体系文件（新编或修订）审核批准后，原版文件交总经办存档，由总经办统一编制公司内部《质量环境体系文件一览表》； 各部门体系管理专员负责本部门文件资料的建档、保管和收发工作，要防止文件受潮、损坏或丢失，确保文件整洁、完好和易于检索查阅。 六. 记录控制程序 1. 记录的管理 品管部负责统一登记公司