计算机基础,办公自动化课件第07课.pptVIP

第7章 Excel 2003高级应用 学习目标 本章要点 上机练习 习 题 学习目标 利用Excel 2003除可制作电子表格并输入数据外，其更强大的功能还在于对数据的处理，包括通过公式和函数对数据进行复杂的计算，使用数据库对数据进行排序、筛选以及分类汇总。除此之外，Excel还可根据数据创建图表，利用创建的图表可直观、清楚地了解工作表中各数据间的关系。对数据的计算、分析和处理操作是本章的重点，也是文秘办公人员必备的技能。 本章要点 公式和函数的使用 用数据库管理数据 用图表分析数据 打印工作表 公式和函数的使用 公式与函数在高中都学习过，它们是对数据进行处理的表达式。在Excel工作表中，同样可使用各种公式与函数对工作表中的数据进行自动、精确、高速的运算处理。 编辑公式 显示公式 复制公式 单元格引用 函数的使用 应用举例——用函数计算大量数据 编辑公式 使用Excel中的公式可以对工作表中的各个数值进行加、减、乘、除等各种运算。 输入公式 修改公式 输入公式 在Excel中输入一个公式时，必须遵循特定的语法和次序，即最前面必须是等号“=”，后面是参与计算的元素和运算符，每个元素可以是不变的常量数值、单元格、引用的单元格区域、名称或工作表函数等。 输入公式 1）输入普通公式 普通公式的输入方法与文字型数据的输入方法类似。 若要取消已经输入的公式，可单击编辑栏中的“取消”按钮。 输入公式 2）输入引用公式 在Excel中还可以输入不是由具体数据组成，而是由引用的单元格地址组成的公式。 【例7-1】 在“成绩统计表”工作表的“总成绩”单元格下输入公式（语文＋数学＋英语）。 修改公式 输入公式后，还可对其进行修改。方法是：选择需修改公式的单元格，将文本插入点定位于编辑栏中，对公式进行修改后按Enter键，单元格中的计算结果将根据公式的改变而改变。 显示公式 在单元格中输入公式并按Enter键确认输入后，单元格中将只显示通过该公式计算的结果，而公式本身则只在编辑栏的文本框中显示，为方便用户检查公式是否正确，可通过设置让工作表在显示公式内容与显示结果之间进行切换。 【例7-2】 在“成绩统计表”工作表中显示出“总成绩”单元格下的公式。 复制公式 若要在其他单元格中输入与某一单元格格式相同的公式，可对该公式进行复制，这样可省去重复输入相同内容的操作，节省了时间，提高了工作效率。 单元格引用 在使用公式和函数时，通常要引用单元格地址。Excel中的引用分为相对引用和绝对引用，它们具有不同的含义，下面分别介绍。 相对引用 绝对引用 相对引用 相对引用是指当前单元格与公式所在单元格的相对位置。默认情况下复制与填充公式时，Excel将使用相对引用。在相对引用下复制公式到其他单元格时，单元格中的公式会作相应变化，但引用的单元格与包含公式的单元格的相对位置不变，相对引用单元格地址后各公式的效果。 相对引用 绝对引用 绝对引用是指将公式复制到新位置时，公式中的单元格地址固定不变，与单元格的位置无关。在相对引用的单元格的列标和行号前分别添加$符号便可成为绝对引用。在复制使用了绝对引用的公式时，将固定引用指定位置的单元格，绝对引用单元格地址后各公式的效果。 绝对引用 函数的使用 为了方便和简化公式的使用，Excel中引用了函数，它由“等号（=）”、“函数”和“参数”组成。 使用函数时除可以像在单元格中直接输入数据那样输入外，还可使用“插入函数”对话框来输入。 【例7-3】 用函数计算“成绩统计表”工作表中的“总成绩”单元格下方各单元格的数据。 应用举例——用函数计算大量数据 函数计算“成绩统计表”中的所有总成绩。 用数据库管理数据 在Excel 2003中，除了可输入数据、保存数据以及通过公式和函数对数据进行运算和处理外，还可对数据进行排序、筛选和分类汇总，这些功能都是通过Excel的数据库来完成的。 数据库是一个相关信息的集合，是一种数据清单。在执行如筛选、排序、分类汇总或查询数据等操作时，系统会自动将这些数据清单视作数据库。要了解数据库，应先了解其中包括的基本元素。 用数据库管理数据 字段：工作表中每一列是数据库中的一个字段，列标志（即表头）就是数据库中的字段名。 记录：工作表中每一行对应数据库中的一个记录。 在工作表中输入字段和记录的同时，系统会自动创建与之对应的数据库。 数据库记录单的使用 数据的排序 数据的筛选 数据的分类汇总 应用举例——分类汇总记录信息 数据库记录单的使用 在工作表中输入字段和记录后，在创建数据库的同时，系统将自动生成记录单。运用记录单可以很方便地在数据库中添加、修改和删除记录，还可快速查找满足设定条件的记录