Q_TCHS 024-2018记录管理标准.pdf

ICS Q/TCHS 铜川海升现代农业有 限公司企业标准 Q/TCHS 024—2018 记录管理标准 2017-12-31发布 2018-01-15实施 铜川海升现代农业有限公司 发 布 Q/TCHS 024—2018 前  言 本标准按照GB/T 1.1 《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》的规则起草。 本标准由铜川海升现代农业有限公司提出。 本标准由铜川海升现代农业有限公司副总起草。 本标准主要起草人：卞增民、张红娟、刘晨。 本标准适用于铜川海升现代农业有限公司记录的管理。 I Q/TCHS 024—2018 记录管理标准 1 范围 适用于公司内部所有质量体系记录的控制。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本 （包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 1.1 标准的结构和编写规则 GB/T 19001 质量管理体系 要求 GB/T 20014.1/2/3/5 良好农业规范 3 职责 3.1 行政人力部 负责质量记录的登记、归档，以及归档后的质量记录的标识、保管和销毁。 3.2 各相关部门 负责各自质量记录的格式制定、正确填写与归档前的管理。 3.3 体系工程师 负责记录格式的审核、编号的管理；负责质量体系运行过程中记录填写的检查。 4 工作程序 4.1 质量记录格式的设计与审批 （1） 质量记录的格式由各使用部门制定，体系工程师负责格式的审定。 （2） 体系工程师负责对记录进行编号，保留样本，并填写 《质量记录汇总表》。 （3） 记录的格式受控，任何人任何部门不允许随意更改。 （4） 当需要对外提供记录时，经质量小组组长批准后由体系工程师负责提供。 4.2 质量记录格式的更改、新增与审批 质量记录格式需要更改或需要新增记录时，由该记录的原使用部门设计，并填写 《文件更改 （新增 文件）审批表》，体系工程师进行审定，质量管理小组组长批准。 4.3 质量记录的发放控制 1 Q/TCHS 024—2018 质量记录经审定取得编号后，由使用部门交行政人力部，行政人力部根据需求印制发放，并保留质 量记录空白表格。 4.4 质量记录的填写与控制 （1） 质量记录只能由操作的人员填写，不能由他人代写，填写时要做到内容真实完整，字迹正 规清晰，能准确反映其活动情况。 （2） 质量记录必须及时填写，不可补记，填写记录只能用兰黑墨水钢笔或碳素笔，不得使用圆 珠笔、铅笔。 （3） 质量记录应保持书面整洁，不得乱画和随便更改，如需更改，填写人应在错误处划一斜线， 并在更改处签字或盖章。 （4） 质量记录要清晰、完整。 （5） 记录页面有空白格时画斜线，预防后续伪造记录。 4.5 记录的审核 记录的审核应在记录建立后7日内进行。审核记录的人员为各部门主管以上人员或经授权审核的人 员。 4.6 质量