《最佳执行指引》自我评估清单_.docVIP

PAGE 1 32 - 《最佳执行指引》自我评估清单 机构名称：___________________________ 第二组指引（机构请于每年十月底前呈交本清单予社会福利署） 财务管理 整笔拨款储备的管理 1. 最合适的储备水平（第二组） 原则 机构应按其大小规模及实际需要，自行发展一套规划及评估机制以厘订合适的储备水平，并透过合适年期的推算以便作出有效监察。 机构在估计所需积蓄的储备金额时要谨慎，但不宜过于保守或过于进取。 准则及程序（第二组） ?：已推行 ×：未能推行 ?：筹备中 机构对推行指引的意见 机构应备有文件，简述其规划、评估及厘订整笔拨款储备水平的机制，内容包括： 有关储备水平规划及评估应定期进行； 用以规划及评估储备水平的参考资料及工具，例如：薪酬架构、员工离职率、员工年龄分布、机构预计收入与支出的增减、机构对受津助员工的合约承诺，以及长远的财政平衡等因素，以规划机构的发展及推算储备水平，有关规划及推算应于机构董事会作讨论并记录在案。 机构总干事应定期向机构董事会报告储备状况。 机构管治及问责 管理策略 2. 沟通（第二组） 原则 机构应于董事会、管理层、员工及服务使用者之间设立有效的沟通渠道，以确保机构能就整笔拨款津助有关的事宜收集员工及服务使用者的意见。 准则及程序（第二组） ?：已推行 ×：未能推行 ?：筹备中 机构对推行指引的意见 机构应设立有效的沟通渠道，例如：会议、单位探访、电邮、问卷、意见收集箱等，以收集员工及服务使用者的意见。 机构应备有文件，列出机构董事会与管理层收集员工及服务使用者意见的常设沟通渠道。机构应提供适当渠道让员工及服务使用者阅览上述资料。 3. 董事会任期（第二组） 原则 机构董事会的成员组成若不受相关法例或会章所限，机构便应就董事会成员订立更替机制，以确保董事会能持续发展。 准则及程序（第二组） ?：已推行 ×：未能推行 ?：筹备中 机构对推行指引的意见 机构在没有相关法例或会章所限的情况下，应就董事会成员，尤其是主席及主要职位（如秘书、司库等），制订更替机制。机构并应备有文件说明有关更替机制并让公众知悉，包括：服务任期、连任次数等。 4. 董事会职能（第二组） 原则 就整笔拨款津助有关的事宜，机构应透过各种有效而合宜的安排，以加强董事会对机构及机构辖下各项社署津助服务的认识，从而加强其领导职能。 准则及程序（第二组） ?：已推行 ×：未能推行 ?：筹备中 机构对推行指引的意见 机构应每年最少一次向董事会及其相关委员会提供已更新的服务资料，包括机构辖下各项社署津助服务的目的、各服务单位的受津助员工及服务使用者人数等资料。 机构应安排董事会及其相关委员会与受津助员工及服务使用者会面，以熟悉机构辖下各项社署津助服务的运作。 在整笔拨款津助制度下，董事会的职责以及机构在社署津助服务的重要管理事项的决策 5. 界定董事会的职能及责任（第二组） 原则 董事会及其相关委员会的职能、责任及成员名单应清楚界定并记录在案。 机构应妥善区分董事会成员与高级管理层之间的职权范围。 准则及程序（第二组） ?：已推行 ×：未能推行 ?：筹备中 机构对推行指引的意见 机构应备有文件及机构管治架构图，说明董事会、其相关委员会及高级管理层的架构及成员名单，以及其职能和责任，并区分董事会成员与高级管理层之间的职能和责任。 机构应提供适当渠道让员工及服务使用者阅览上述资料。 6. 社署津助服务的重要管理事项的决策（第二组） 原则 机构应就一些影响员工及服务使用者的重要事宜，征询他们的意见。 根据《整笔拨款手册》5.6段，一般而言，在机构出现会影响员工的变化时，机构的董事会应先征询员工的意见，其中包括： 更改现有职员编制； 更改薪酬组合或工作条件；及 重整及理顺提供服务的模式，因应需要而更改人力调配的安排。 根据《整笔拨款手册》5.8段，机构应考虑在切实可行的范围内，尽量让服务使用者参与服务重整、更改现有服务提供模式及监察服务表现标准。机构可透过多种渠道，例如服务使用者联络组、讨论会或意见调查来收集服务使用者的意见。 准则及程序（第二组） ?：已推行 ×：未能推行 ?：筹备中 机构对推行指引的意见 机构应自行拟备文件及政策，说明机构在作出与整笔拨款津助有关的重要决策时，如何收集及回应员工及／或服务使用者的意见，例如：会议、单位探访、电邮、问卷、通讯、报告板、意见收集箱等。 [上述重要决策的例子： 更改现有职员编制、人手比例等； 更改薪酬组合或工作条件； 重整及理顺提供服务的模式，因应需要而更改人力调配的安排； 服务重整； 更改现有服务提供模式；及 监察服务表现标准。] 7. 社署津助服务的重要管理事项的决策结果 (第二组) 原则 机构应适时向员工及服务使用者发布与整笔拨款津助有关的重要决策结果。 准则及